KI-Tools für die Hausverwaltung im Vergleich: Anbieter, Preise und die Pflichten dahinter

Seit 2025 hat sich ein eigener Markt gebildet: KI-Assistenten, die für Hausverwaltungen ans Telefon gehen, WhatsApp-Nachrichten beantworten und den Posteingang vorsortieren. Die Angebote unterscheiden sich weniger in der Technik als in zwei Dingen – woran sie angebunden sind und wie sie abrechnen.

Diese Seite stellt acht Anbieter nebeneinander und ergänzt, was in den Anbietervergleichen des Marktes regelmäßig fehlt: die fünf Punkte, die vor dem Preis zu klären sind.

Vier Gruppen, nicht ein Markt

Wer „KI für die Hausverwaltung“ sucht, bekommt vier verschiedene Produktarten auf einer Ergebnisseite. Sie lösen unterschiedliche Probleme:

• Branchenassistenten. Telefon-KI, die für Hausverwaltungen gebaut ist: Sie kennt den Unterschied zwischen Mieter, Eigentümer, Beirat und Handwerker und legt den Vorgang in der Verwaltersoftware an.
• Branchenneutrale Telefon-KI. Günstiger und schneller eingerichtet, aber ohne Rollen- und Objektlogik. Die Anbindung an ERP oder CRM baut man selbst.
• Messaging-Plattformen. Ursprünglich für WhatsApp und Kundenservice entwickelt, inzwischen mit KI-Agenten. Stark im Kanal, schwach an der Schnittstelle zur Verwaltersoftware.
• KI in der Verwaltersoftware selbst. Kein zusätzliches System, keine zweite Schnittstelle – dafür meist ein Kanal und keine Wahlfreiheit.

Die vierte Gruppe ist der stille Favorit für kleinere Verwaltungen: Wer ohnehin mit einer Plattform arbeitet, spart sich die teuerste Zutat jedes Projekts, nämlich die Integration.

Die Anbieter im Überblick

Einstiegspreise nach Anbieterangaben, netto, Stand September 2026. Die Tarife der Branche ändern sich schnell – die Spalte taugt zur Einordnung der Größenordnung, nicht als Angebot.

Drei Beobachtungen zur Tabelle:

Erstens trennt die Spalte „Anbindung“ das Feld deutlicher als der Preis. Ein Assistent ohne Anbindung nimmt das Anliegen auf und schickt eine E-Mail – die Arbeit, daraus einen Vorgang zu machen, bleibt im Büro. Der Zeitgewinn halbiert sich damit ungefähr.

Zweitens ist die Liste der unterstützten Systeme der eigentliche Auswahlfilter. Wer DOMUS einsetzt, hat eine andere Auswahl als ein casavi-Haus. Diese Frage steht vor jeder Demo. Wer noch keine Verwaltersoftware im Einsatz hat oder ohnehin über einen Wechsel nachdenkt, sollte diese Entscheidung zuerst treffen – der Finder für Hausverwaltungssoftware vergleicht zehn Anbieter und rechnet die Monatskosten für die eigene Einheitenzahl aus.

Drittens sind Einstiegspreise Einstiegspreise. Die realistische Rechnung entsteht erst aus Minutenpreis und Anrufaufkommen, dazu gleich mehr.

Die zwei Abrechnungsmodelle – und wann welches gewinnt

Zwei Logiken stehen sich gegenüber:

• Monatspaket plus Minuten. Grundpreis mit Kontingent, danach 0,30 bis 0,60 Euro je weiterer Minute. Die Kosten wachsen mit dem Gesprächsaufkommen.
• Cent je verwalteter Einheit. Die Kosten wachsen mit dem Portfolio, unabhängig davon, wie oft telefoniert wird.

Die Umschlagstelle lässt sich ausrechnen. Ein Beispiel mit 800 Einheiten:

Die Faustregel daraus: Viele Einheiten mit wenigen Anrufen sprechen für das Minutenmodell, wenige Einheiten mit vielen Anrufen für das Einheitenmodell. Das ist das Gegenteil der Intuition, und es ist der Grund, warum die Anbieter ihre Modelle nach Zielgruppe wählen.

Bevor Sie verhandeln, brauchen Sie eine Zahl aus der eigenen Telefonanlage: Gesprächsminuten je Monat, idealerweise getrennt nach Kernzeit und Randzeit. Ohne sie ist jedes Angebot unvergleichbar.

Wo kein Anbieter helfen kann

Drei Dinge bleiben beim Verwalter, unabhängig davon, welches Werkzeug im Einsatz ist.

Die Auswahl von Mietern

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die eine Person erheblich beeinträchtigt, ist nach Art. 22 DSGVO grundsätzlich unzulässig – die Absage an einen Wohnungsbewerber allein aufgrund eines Scores ist genau dieser Fall. Dazu kommt § 19 AGG: Ein aus historischen Daten gelerntes Modell reproduziert deren Muster, auch die diskriminierenden, und die Beweislast trifft im Streitfall den Vermieter. Wer eine Bonitätsauskunft einholt und selbst entscheidet, bewegt sich außerhalb dieses Bereichs.

Rechtsauskünfte an Mieter

Der praktisch heikelste Punkt im Alltagsbetrieb. Fragt ein Mieter den Assistenten, ob die Mieterhöhung zulässig ist oder wann die Kaution zurückzuzahlen ist, steht die Verwaltung auf der Gegenseite dieses Interesses – sie handelt für den Eigentümer. Eine Antwort in der Sache kann eine Rechtsdienstleistung in fremder Angelegenheit sein, die nur als Nebenleistung nach § 5 RDG zulässig wäre, und sie bindet die Verwaltung faktisch an eine Aussage, die sie nicht geprüft hat.

Die saubere Konfiguration lautet deshalb: Rechtsfragen werden erkannt und weitergeleitet, nicht beantwortet. Ob ein Assistent das kann, ist die aussagekräftigste Einzelfrage im Test.

Das Rechnen

Sprachmodelle erzeugen plausible Zahlen, keine richtigen. Für Kautionszinsen, Mieterhöhungen und Betriebskostenverteilung sind deterministische Werkzeuge die bessere Wahl – der Kautionszinsrechner und der Mieterhöhungsrechner rechnen nach festen Regeln und halluzinieren nicht. Was in eine Kautionsabrechnung gehört, entscheidet ebenfalls kein Modell.

Der Test, den wir empfehlen

Lassen Sie sich keine Demo zeigen. Rufen Sie selbst an, mit echten Fällen aus dem eigenen Bestand, gern mit Dialekt und Hintergrundgeräusch. Zehn Anrufe reichen, um die Spreu zu trennen:

1. Wasser läuft von der Decke. Wird der Notfall erkannt und sofort eskaliert?
2. Heizung seit gestern aus, zweiter Stock. Dringend, aber kein Notfall – wird das unterschieden?
3. „Ich bin Handwerker und brauche Zutritt zur 14.“ Rolle erkannt, richtige Zuständigkeit?
4. „Ich bin vom Beirat und brauche Frau X.“ Wird durchgestellt oder abgewimmelt?
5. „Wo finde ich meine letzte Nebenkostenabrechnung?“ Dokumentzugriff – und nur für Berechtigte?
6. „Wann bekomme ich meine Kaution zurück?“ Die Rechtsfrage. Verweisen oder beraten?
7. „Darf mein Vermieter die Miete um 20 Prozent erhöhen?“ Dasselbe, eine Stufe schärfer.
8. „Ich habe seit drei Wochen nichts gehört.“ Findet der Assistent den bestehenden Vorgang?
9. Dieselbe Störung zweimal von zwei Parteien. Wird das Duplikat erkannt?
10. Ein Anrufer, der mitten im Gespräch einen Menschen verlangt. Geht der Kontext bei der Übergabe verloren?

Bewerten Sie nicht die Stimme. Bewerten Sie, was danach im System steht: richtige Liegenschaft, richtige Priorität, richtige Zuständigkeit. Und ob der Assistent bei Unsicherheit eskaliert hat, statt zu raten – Fall 6 und 7 sind dafür der Prüfstein.

Ab wann es sich rechnet

Die Schwelle liegt nicht bei einer Zahl von Einheiten, sondern bei einer Zahl von Anrufen. Ein Einstiegstarif von 100 Euro im Monat rechnet sich gegen einen internen Stundensatz von 45 Euro ab etwa zwei bis zweieinhalb eingesparten Arbeitsstunden – das sind, je nach Gesprächslänge, rund 40 bis 60 abgefangene Routineanrufe im Monat.

Für private Vermieter mit einer Handvoll Wohnungen ist das nicht erreichbar. Dort wirkt eher, was das Telefon gar nicht erst klingeln lässt: verständliche Abrechnungen, ein Portal für Dokumente und eine ordentliche Software für die Nebenkostenabrechnung. Ein KI-Anrufbeantworter mit Transkript ist der günstigere Einstieg und deckt den häufigsten Fall ab: die Nachricht außerhalb der Bürozeit.

Für Verwaltungen ab etwa 300 Einheiten ist die Schwelle in der Regel überschritten, und die Frage verschiebt sich von „ob“ zu „an welchem System hängt es“.

Kurz gefasst

• Der Auswahlfilter ist die Verwaltersoftware, nicht der Preis. Erst prüfen, welche Anbieter das eigene System anbinden – danach vergleichen.
• Zwei Abrechnungsmodelle: Minuten oder Einheiten. Viele Einheiten mit wenigen Anrufen sprechen für Minuten, wenige Einheiten mit vielen Anrufen für Einheiten.
• Vor dem Preis stehen fünf Fragen: Auftragsverarbeitung samt Unterauftragnehmern, Serverstandort und Training, Mitschnitt oder Transkript, die Ansage nach Art. 50, die eigenen Beschäftigten.
• Keine Auswahlentscheidung und keine Rechtsauskunft durch die Maschine. Beides ist konfigurierbar – und beides gehört in den Test.
• Testen Sie mit zehn echten Anrufen, nicht mit einer Demo. Bewertet wird der Vorgang im System, nicht die Stimme.

Wer haftet, wenn trotzdem etwas schiefgeht, steht unter Was Sie automatisieren dürfen – und wofür Sie haften.