Die Betriebskostenabrechnung ist für private Vermieter die aufwendigste Pflicht des Jahres – und die mit der kürzesten Frist. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss sie dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen.
Software beschleunigt das erheblich. Was sie nicht abnimmt, ist die Entscheidung, welche Kosten überhaupt umlagefähig sind. Dieser Beitrag ordnet ein, wo der Nutzen liegt und wo er endet.
Inhaltsverzeichnis
Was den Aufwand tatsächlich verursacht
Der zeitraubende Teil ist selten das Rechnen. Es sind drei andere Schritte:
- Belege sortieren. Grundsteuer, Versicherung, Hausmeister, Müll, Wasser, Heizung – über zwölf Monate verteilt, aus verschiedenen Quellen.
- Umlagefähigkeit prüfen. Umlegbar ist nur, was in § 2 BetrKV steht und im Mietvertrag vereinbart wurde. Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht dazu – ein häufiger Fehler.
- Verteilerschlüssel anwenden. Je Kostenart kann ein anderer gelten: Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten oder Verbrauch.
👉 Software hilft bei Schritt 1 und 3 erheblich. Schritt 2 bleibt eine juristische Entscheidung.
Was Software leistet – und was nicht
Was sie zuverlässig abnimmt
- Zuordnung von Zahlungen. Kontoumsätze werden eingelesen und den Mietverhältnissen zugeordnet, Rückstände fallen auf.
- Verteilung nach Schlüssel. Einmal hinterlegt, verteilt die Software jede Kostenart automatisch auf alle Einheiten – der größte Zeitgewinn bei mehreren Wohnungen.
- Fristenüberwachung. Erinnerung an die Zwölfmonatsfrist, bevor der Anspruch verfällt.
- Anpassung der Vorauszahlung. Nach einer hohen Nachzahlung darf die monatliche Vorauszahlung angepasst werden (§ 560 Abs. 4 BGB). Gute Programme bieten das direkt in der Abrechnung an.
- Versand und Archivierung. Zustellung per Brief, E-Mail oder Mieterportal, mit Nachweis.
Was sie nicht leisten kann
Hier ist eine Klarstellung nötig, weil in Ratgebern oft das Gegenteil steht: Keine Software macht eine Abrechnung rechtssicher.
Ob eine Abrechnung Bestand hat, hängt an Fragen, die kein Programm entscheidet:
- Ist die Kostenart nach dem Mietvertrag überhaupt umlagefähig?
- Passt der gewählte Verteilerschlüssel zur vertraglichen Vereinbarung?
- Sind nicht umlagefähige Anteile – etwa Instandhaltung in einer Handwerkerrechnung – herausgerechnet?
Ebenso wenig aktualisiert sich eine Abrechnung automatisch bei Gesetzesänderungen. Programme werden gepflegt, aber die Verantwortung für die Vorgaben bleibt beim Vermieter.
👉 Die Software rechnet korrekt, was man ihr vorgibt. Sie prüft nicht, ob die Vorgabe zulässig ist.
Worauf es bei der Auswahl ankommt
- Zahl der Einheiten. Fast alle Anbieter staffeln danach. Bei einer Wohnung lohnt sich meist keine laufende Gebühr.
- Cloud oder Desktop. Cloud-Lösungen laufen im Browser und sind überall verfügbar; Kaufprogramme liegen lokal und kosten einmalig, brauchen aber Pflege und Backups.
- Eigene Umlageschlüssel. Wichtig bei gemischt genutzten Objekten oder Sonderregelungen im Mietvertrag.
- Bankanbindung. Ohne automatischen Kontoabgleich bleibt der größte manuelle Posten bestehen.
- Testphase. Aussagekräftig ist nur ein Test, in dem eine vollständige Abrechnung einmal durchläuft.
- Serverstandort und Auftragsverarbeitung. In der Software liegen Mietverträge und Kontodaten. Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht.
Die gängigen Anbieter
immocloud
Cloud-Software aus Deutschland, ausgelegt auf das deutsche Mietrecht. Verteilerschlüssel werden je Kostenart einmal hinterlegt und danach automatisch angewendet; eigene Umlageschlüssel sind möglich. Eingehende Zahlungen werden automatisch zugeordnet, die Anpassung der Vorauszahlung ist direkt in der Abrechnung angelegt. Versand als Brief, per E-Mail oder SMS.
Das Preismodell staffelt nach Einheiten, der kleinste Tarif deckt bis zu fünf ab. Die Testphase von 45 Tagen ist die längste im Feld und reicht für einen vollständigen Abrechnungsdurchlauf. Daten in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Nach Anbieterangaben über 18.000 Nutzer.
Ausführlich: immocloud im Überblick.
VermietenPlus (vormals vermietet.de)
Gehört inzwischen zu ImmoScout24 und heißt dort VermietenPlus – unter dem alten Namen ist das Angebot nicht mehr zu finden. Der Einstieg liegt bei 9,90 € monatlich für eine Einheit, jede weitere kostet 0,99 €. Testphase 30 Tage ohne Zahlungsdaten. Interessant vor allem für Vermieter mit einer oder zwei Wohnungen, weil die Staffelung dort günstiger ansetzt als bei Paketpreisen.
WISO Hausverwalter 365
Von Buhl, in der Plus-Version für bis zu 25 Einheiten ausgelegt. Klassische Kaufsoftware-Herkunft, inzwischen als Jahreslizenz. Für Vermieter geeignet, die Buchhaltung und Steuer ohnehin mit WISO erledigen – die Programme greifen ineinander.
Aareon Hausverwaltung (vormals Lexware Hausverwalter)
Auch hier hat sich der Name geändert: Das Produkt wird unter Aareon weitergeführt. Ausgelegt auf kleinere und mittlere Hausverwaltungen und damit für den typischen privaten Vermieter meist überdimensioniert.
👉 Preise ändern sich häufig. Die genannten Angaben stammen von den Anbieterseiten und sollten vor einem Abschluss dort geprüft werden.
Für wen sich was eignet
| Situation | Empfehlung |
|---|---|
| 1 Wohnung | Tabellenvorlage genügt meist; wenn Software, dann die günstigste Einheitenstaffel |
| 2–5 Einheiten | Cloud-Lösung mit Bankanbindung – hier liegt der größte Zeitgewinn |
| gemischte Nutzung | auf frei definierbare Umlageschlüssel achten |
| über 20 Einheiten | Verwaltungssoftware im engeren Sinn, ggf. Hausverwaltung prüfen |
| Pauschalmiete | keine Software nötig – ohne Abrechnung entfällt der Aufwand |
Fazit
Eine Software rechnet sich, sobald die eingesparte Zeit mehr wert ist als die Jahresgebühr. Bei einer einzelnen Wohnung ist das selten der Fall, ab drei bis fünf Einheiten fast immer – vor allem wegen der automatischen Zahlungszuordnung und der hinterlegten Verteilerschlüssel.
Was keine Software übernimmt, ist die Entscheidung über die Umlagefähigkeit. Wer dort unsicher ist, sollte die erste Abrechnung einmal fachlich prüfen lassen; der Rest läuft danach zuverlässig.
Verwandte Themen: Kautionsabrechnung erstellen, Vermieterkonto und getrennte Kautionsanlage und das Übergabeprotokoll.
Angaben zu Preisen und Funktionsumfang stammen von den Anbieterseiten, geprüft am 29.07.2026. Dieser Beitrag ist nicht bezahlt. Er ersetzt keine Rechtsberatung.
Quellen
- § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskostengesetze-im-internet.de
- § 560 BGB – Veränderungen von Betriebskostengesetze-im-internet.de
- Betriebskostenverordnung (BetrKV)gesetze-im-internet.de
