Software für die Nebenkostenabrechnung: Was sie abnimmt – und was nicht

Die Betriebskostenabrechnung ist für private Vermieter die aufwendigste Pflicht des Jahres – und die mit der kürzesten Frist. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss sie dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen.

Software beschleunigt das erheblich. Was sie nicht abnimmt, ist die Entscheidung, welche Kosten überhaupt umlagefähig sind. Dieser Beitrag ordnet ein, wo der Nutzen liegt und wo er endet.

Was den Aufwand tatsächlich verursacht

Der zeitraubende Teil ist selten das Rechnen. Es sind drei andere Schritte:

• Belege sortieren. Grundsteuer, Versicherung, Hausmeister, Müll, Wasser, Heizung – über zwölf Monate verteilt, aus verschiedenen Quellen.
• Umlagefähigkeit prüfen. Umlegbar ist nur, was in § 2 BetrKV steht und im Mietvertrag vereinbart wurde. Verwaltungskosten und Instandhaltung gehören nicht dazu – ein häufiger Fehler.
• Verteilerschlüssel anwenden. Je Kostenart kann ein anderer gelten: Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten oder Verbrauch.

Software hilft bei Schritt 1 und 3 erheblich. Schritt 2 bleibt eine juristische Entscheidung.

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Was Software leistet – und was nicht

Was sie zuverlässig abnimmt

• Zuordnung von Zahlungen. Kontoumsätze werden eingelesen und den Mietverhältnissen zugeordnet, Rückstände fallen auf.
• Verteilung nach Schlüssel. Einmal hinterlegt, verteilt die Software jede Kostenart automatisch auf alle Einheiten – der größte Zeitgewinn bei mehreren Wohnungen.
• Zeitanteilige Abrechnung bei Mieterwechsel. Zieht ein Mieter im laufenden Jahr aus, ist für Vor- und Nachmieter getrennt und zeitanteilig abzurechnen. Von Hand ist das die fehleranfälligste Stelle überhaupt.
• Fristenüberwachung. Erinnerung an die Zwölfmonatsfrist, bevor der Anspruch verfällt.
• Anpassung der Vorauszahlung. Nach einer hohen Nachzahlung darf die monatliche Vorauszahlung angepasst werden (§ 560 Abs. 4 BGB). Gute Programme bieten das direkt in der Abrechnung an.
• Versand und Archivierung. Zustellung per Brief, E-Mail oder Mieterportal, mit Nachweis des Zugangs – maßgeblich für die Frist ist der Zugang, nicht das Absenden.

Was sie nicht leisten kann

Hier ist eine Klarstellung nötig, weil in Ratgebern oft das Gegenteil steht: Keine Software garantiert, dass eine Abrechnung Bestand hat.

Ob eine Abrechnung Bestand hat, hängt an Fragen, die kein Programm entscheidet — die Regeln dazu stehen unter Nebenkostenabrechnung:

• Ist die Kostenart nach dem Mietvertrag überhaupt umlagefähig?
• Passt der gewählte Verteilerschlüssel zur vertraglichen Vereinbarung?
• Sind nicht umlagefähige Anteile – etwa Instandhaltung in einer Handwerkerrechnung – herausgerechnet?

Ebenso wenig aktualisiert sich eine Abrechnung automatisch bei Gesetzesänderungen. Programme werden gepflegt, aber die Verantwortung für die Vorgaben bleibt beim Vermieter.

Die Software rechnet korrekt, was man ihr vorgibt. Sie prüft nicht, ob die Vorgabe zulässig ist.

Die vier Pflichtangaben muss die Ausgabe enthalten

Eine Abrechnung ist formell nur wirksam, wenn sie die Gesamtkosten je Kostenart nennt, den Umlageschlüssel angibt und erläutert, den Anteil der Wohnung berechnet und die geleisteten Vorauszahlungen abzieht. Fehlt eine dieser Angaben, löst die Abrechnung keine Zahlungspflicht aus – unabhängig davon, ob die Zahlen stimmen.

Das ist ein konkreter Prüfpunkt bei der Auswahl: Die fertige PDF-Ausgabe eines Programms einmal gegen diese vier Punkte halten, bevor man sich festlegt. Einige Lösungen weisen die Gesamtkosten nur in einer Anlage aus oder benennen den Schlüssel, ohne ihn zu erläutern.

Heizkosten sind ein Sonderfall

Heiz- und Warmwasserkosten folgen nicht der Betriebskostenverordnung allein, sondern der Heizkostenverordnung: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent sind nach erfasstem Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche. Wird rein nach Fläche abgerechnet, darf der Mieter seinen Anteil nach § 12 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen.

Die meisten Programme übernehmen dafür die Abrechnung des Messdienstleisters. Genau an dieser Schnittstelle entstehen Fehler – etwa wenn Werte unvollständig eingelesen werden oder die Vorjahresaufteilung stehen bleibt. Die Heizkostenposition gehört deshalb in jedem Durchlauf gegengelesen, auch wenn der Rest automatisch läuft.

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Worauf es bei der Auswahl ankommt

1. Zahl der Einheiten. Fast alle Anbieter staffeln danach. Bei einer Wohnung lohnt sich meist keine laufende Gebühr.
2. Cloud oder Desktop. Cloud-Lösungen laufen im Browser und sind überall verfügbar; Kaufprogramme liegen lokal und kosten einmalig, brauchen aber Pflege und Backups.
3. Eigene Umlageschlüssel. Wichtig bei gemischt genutzten Objekten oder Sonderregelungen im Mietvertrag.
4. Bankanbindung. Ohne automatischen Kontoabgleich bleibt der größte manuelle Posten bestehen.
5. Umgang mit Mieterwechseln. Legt das Programm die zeitanteilige Trennung selbst an, und lassen sich Zwischenablesewerte erfassen?
6. Export für die Steuer. Wer die Anlage V selbst ausfüllt, spart viel Zeit, wenn sich die Einnahmen und Werbungskosten passend exportieren lassen.
7. Testphase. Aussagekräftig ist nur ein Test, in dem eine vollständige Abrechnung einmal durchläuft – bis zur fertigen PDF.
8. Serverstandort und Auftragsverarbeitung. In der Software liegen Mietverträge und Kontodaten. Ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht.

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Welche Programme in Frage kommen

Der Markt für private Vermieter ist unübersichtlich geworden, und mehrere Produkte haben in den letzten Jahren den Namen oder den Eigentümer gewechselt – vermietet.de heißt bei ImmoScout24 inzwischen VermietenPlus, der Lexware Hausverwalter wird unter Aareon weitergeführt. Preise und Einheitenstaffeln ändern sich zudem häufiger, als ein Ratgeber sie nachziehen kann.

Einen laufend gepflegten Überblick über 14 Anbieter – von kostenlos bis rund 75 € im Monat, jeweils mit Bankanbindung, Nebenkostenabrechnung, Anlage V, Mieterportal und Kautionsverwaltung im Vergleich – gibt es hier: Hausverwaltung Software: Vergleich für Vermieter. Dort sind auch die Lösungen erfasst, die über die Abrechnung hinaus die gesamte Verwaltung abdecken.

Für die Betriebskostenabrechnung im Besonderen zählen von den dort verglichenen Merkmalen vor allem drei:

• frei definierbare Umlageschlüssel – entscheidend bei gemischter Nutzung oder abweichenden Vereinbarungen im Mietvertrag,
• Einlesen der Messdienstabrechnung – sonst bleibt der Heizkostenblock Handarbeit,
• Länge der Testphase – sie muss reichen, um einen vollständigen Abrechnungslauf zu testen. Die Spanne reicht von 14 bis 45 Tagen.

Einen ausführlichen Einzelbericht gibt es zu immocloud, einer Cloud-Lösung aus Deutschland mit der längsten Testphase im Feld.

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Für wen sich was eignet

Situation	Empfehlung
1 Wohnung	Tabellenvorlage genügt meist; wenn Software, dann die günstigste Einheitenstaffel
2–5 Einheiten	Cloud-Lösung mit Bankanbindung – hier liegt der größte Zeitgewinn
gemischte Nutzung	auf frei definierbare Umlageschlüssel achten
häufige Mieterwechsel	zeitanteilige Abrechnung und Zwischenablesung müssen sauber abgebildet sein
über 20 Einheiten	Verwaltungssoftware im engeren Sinn – der Anbietervergleich trennt das ab
Pauschalmiete	keine Software nötig – ohne Abrechnung entfällt der Aufwand

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Fazit

Eine Software rechnet sich, sobald die eingesparte Zeit mehr wert ist als die Jahresgebühr. Bei einer einzelnen Wohnung ist das selten der Fall, ab drei bis fünf Einheiten fast immer – vor allem wegen der automatischen Zahlungszuordnung und der hinterlegten Verteilerschlüssel.

Was keine Software übernimmt, ist die Entscheidung über die Umlagefähigkeit. Wer dort unsicher ist, sollte die erste Abrechnung einmal fachlich prüfen lassen; der Rest läuft danach zuverlässig. Und zwei Positionen gehören auch bei eingespieltem Programm jedes Jahr gegengelesen: die Heizkosten aus der Messdienstabrechnung und jede Rechnung, in der ein Instandhaltungsanteil stecken kann.

Verwandte Themen: Nebenkostenabrechnung – Fristen, Umlage, Belegeinsicht, Hausverwaltung Software im Vergleich, Kautionsabrechnung erstellen, Vermieterkonto und getrennte Kautionsanlage und das Übergabeprotokoll.

Dieser ersetzt keine Rechtsberatung. Preise und Funktionsumfang ändern sich laufend – maßgeblich sind die Angaben der Anbieter.

Quellen

1. § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten (Abrechnungs- und Einwendungsfrist)gesetze-im-internet.de
2. § 556a BGB – Abrechnungsmaßstabgesetze-im-internet.de
3. § 560 BGB – Veränderungen von Betriebskostengesetze-im-internet.de
4. Betriebskostenverordnung (BetrKV)gesetze-im-internet.de
5. Heizkostenverordnung (HeizkostenV) – verbrauchsabhängige Abrechnung, Kürzungsrecht § 12gesetze-im-internet.de