Mietkaution einbehalten: Wann es erlaubt ist, wie lange und in welcher Höhe

Nach dem Auszug bleibt die Kaution beim Vermieter – und beide Seiten fragen sich, ob das noch in Ordnung ist. Für Vermieter geht es um die Frage, wie viel sie zurückhalten dürfen, ohne sich angreifbar zu machen. Für Mieter darum, ab wann sie das Geld einfordern können.

Der Grundsatz ist einfach: Die Kaution sichert Ansprüche aus dem Mietverhältnis – nicht mehr und nicht weniger. Bestehen keine, ist sie auszuzahlen. Bestehen welche, darf nur der Betrag einbehalten werden, der dafür nötig ist. Alles Weitere ist eine Frage von Fristen, Nachweisen und der richtigen Abrechnung.

Die Kurzfassung

• Zulässig sind Abzüge für Mietrückstände, Nebenkostennachzahlungen und Schäden, die über die normale Abnutzung hinausgehen.
• Unzulässig ist ein pauschaler Einbehalt „zur Sicherheit“ ohne konkreten Anspruch – ebenso der Zugriff während des laufenden Mietverhältnisses bei streitigen Forderungen.
• Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Der Rückzahlungsanspruch wird nach einer angemessenen Prüffrist fällig; in der Praxis sind drei bis sechs Monate üblich.
• Steht die Betriebskostenabrechnung noch aus, darf ein angemessener Teil länger einbehalten werden – aber nur dieser Teil, der Rest ist auszuzahlen.
• Schadensersatzansprüche verjähren in sechs Monaten ab Rückgabe der Wohnung. Von der Kaution abziehen lassen sie sich unter Umständen trotzdem noch.

Ob der eigene Fall trägt, lässt sich in wenigen Schritten prüfen:

Wofür die Kaution haftet

Die Mietsicherheit sichert nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs alle Ansprüche des Vermieters aus dem Mietverhältnis und seiner Abwicklung – auch noch nicht fällige (BGH, Urteil vom 18. Januar 2006 – VIII ZR 71/05). Das ist der Maßstab für jeden Einbehalt.

Die Grenze zwischen Abnutzung und Schaden ist der häufigste Streitpunkt überhaupt. Sie verläuft nicht am Zustand, sondern an der Ursache: Was beim vertragsgemäßen Wohnen entsteht, geht zulasten des Vermieters – was darüber hinausgeht, zulasten des Mieters.

Während des Mietverhältnisses: Finger weg

Ein verbreiteter Irrtum betrifft den Zeitpunkt. Solange das Mietverhältnis läuft, darf der Vermieter die Kaution nicht wegen streitiger Forderungen verwerten. Der BGH hat das am 7. Mai 2014 entschieden (VIII ZR 234/13) – und zugleich klargestellt, dass eine Vertragsklausel, die das erlauben soll, unwirksam ist.

Die Begründung liegt im Treuhandcharakter der Kaution: Der Vermieter muss die Summe getrennt von seinem Vermögen halten, damit der Mieter sie ungeschmälert zurückerhält, soweit keine gesicherten Ansprüche bestehen. Abweichungen zum Nachteil des Mieters sind nach § 551 Abs. 4 BGB unwirksam.

Unstreitige Mietrückstände darf der Vermieter dagegen auch während der Mietzeit einfordern – aber der Weg dahin ist die Zahlungsaufforderung, notfalls die Kündigung, nicht der Griff in die Kaution.

Wie lange darf einbehalten werden?

Das Gesetz nennt keine Frist. Nach der Rechtsprechung wird der Rückzahlungsanspruch erst fällig, wenn eine angemessene Prüf- und Überlegungsfrist abgelaufen ist und keine gesicherten Ansprüche mehr bestehen.

Der BGH hat im Urteil vom 18. Januar 2006 ausdrücklich anerkannt, dass im Einzelfall auch mehr als sechs Monate erforderlich und dem Mieter zumutbar sein können. Feste Zahlen nennt er nicht – wer sich als Vermieter auf eine lange Frist beruft, muss den Grund dafür benennen können.

Ein Praxishinweis für beide Seiten: Die lange Frist rechtfertigt nur den Einbehalt des dafür nötigen Teils. Wer die vollständige Kaution ein Jahr lang hält, weil im Dezember die Nebenkosten kommen, macht sich angreifbar.

Wie viel darf einbehalten werden?

Nur der Betrag, der zur Deckung der erwarteten Forderung nötig ist. Ein Beispiel:

• Kaution einschließlich Zinsen: 2.000 €
• Erwartete Nebenkostennachzahlung laut Vorjahresabrechnung: 300 €
• Reparatur eines beschädigten Türblatts, Kostenvoranschlag: 250 €

➡️ Einzubehalten sind 550 €, 1.450 € sind sofort auszuzahlen.

Für den Betriebskostenanteil gibt es keinen vom BGH gesetzten Wert. Instanzgerichte begrenzen das Zurückbehaltungsrecht in der Praxis häufig auf das Drei- bis Vierfache der monatlichen Vorauszahlung, wenn der Vermieter keine höhere Nachforderung darlegt (so etwa das AG Hamburg). Maßstab bleibt die realistisch erwartete Nachzahlung, nicht der bequemste Betrag.

Bei mehreren Positionen wird die Rechnung schnell unübersichtlich – der Assistent nimmt Kaution, Zinsen und Abzüge auf und stellt die Abrechnung zusammen:

Die Verjährung – und warum sie nicht das letzte Wort ist

Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten (§ 548 Abs. 1 BGB), gerechnet ab dem Zeitpunkt, in dem er die Wohnung zurückerhält. Das ist kurz – und der Grund, warum Schäden zügig festgestellt und beziffert werden müssen.

Verbreitet ist der Schluss, nach Ablauf dieser sechs Monate sei die Kaution ungeschmälert auszuzahlen. So einfach ist es nicht. Der BGH hat am 10. Juli 2024 (VIII ZR 184/23) entschieden, dass eine Barkautionsabrede typischerweise so auszulegen ist, dass der Vermieter sich im Rahmen der Kautionsabrechnung auch dann noch durch Aufrechnung befriedigen kann, wenn er die Ersetzungsbefugnis nach § 249 Abs. 2 Satz 1 BGB nicht in unverjährter Zeit ausgeübt hat. Rechtlicher Anker ist § 215 BGB: Verjährung schließt die Aufrechnung nicht aus, wenn der Anspruch in dem Zeitpunkt noch nicht verjährt war, in dem erstmals aufgerechnet werden konnte.

Für die Praxis heißt das:

• Vermieter sollten sich darauf nicht ausruhen. Die Aufrechnungslage muss innerhalb der sechs Monate entstanden sein – der Anspruch muss also dem Grunde nach bestanden haben und dem Mieter gegenüber belegbar sein.
• Mieter sollten aus dem bloßen Zeitablauf keinen Freibrief ableiten. Ein Abzug, der auf einem rechtzeitig entstandenen Schaden beruht, ist nicht allein deshalb hinfällig, weil sechs Monate vorbei sind.

Ohne Nachweis kein Abzug

Die Beweislast für Schäden, die über die vertragsgemäße Abnutzung hinausgehen, liegt beim Vermieter. Das entscheidet in der Praxis mehr Fälle als jede Rechtsfrage. Was hilft:

• Übergabeprotokoll bei Ein- und Auszug, von beiden Seiten unterschrieben – ohne den Zustand bei Einzug lässt sich später nichts zuordnen.
• Fotos mit Datum, gleiche Perspektiven bei Ein- und Auszug.
• Kostenvoranschlag oder Rechnung statt geschätzter Beträge.
• Zeitwert statt Neupreis: Ersetzt wird der Wert der beschädigten Sache im Zeitpunkt des Schadens, nicht die Neuanschaffung. Wie sich der ermitteln lässt, steht unter Zeitwert, AfA und Kölner Tabelle; rechnen lässt es sich mit dem Zeitwert-Rechner.

Die Abrechnung – und die Zinsen

Ein Einbehalt ohne Abrechnung ist wertlos: Der Mieter muss nachvollziehen können, welcher Betrag wofür verwendet wurde. In die Kautionsabrechnung gehören die Kautionssumme, die aufgelaufenen Zinsen, jede Abzugsposition einzeln mit Beleg und der Auszahlungsbetrag. Muster und Fristen stehen unter Kautionsabrechnung.

Nicht vergessen: Nach § 551 Abs. 3 BGB muss die Kaution getrennt vom Vermögen des Vermieters angelegt werden, und die Erträge stehen dem Mieter zu – sie erhöhen die Sicherheit. Bei einem Einbehalt sind sie also mitzurechnen. Was über die Mietzeit zusammengekommen ist, ermittelt der Mietkaution-Zinsrechner anhand der historischen Zinssätze.

Was Mieter tun können

1. Schriftlich auffordern, mit Frist. Zwei bis drei Wochen sind angemessen, wenn die übliche Prüffrist verstrichen ist.
2. Teilauszahlung verlangen. Steht nur die Nebenkostenabrechnung aus, ist der Rest fällig. Genau hier gibt der übliche Kompromiss den Ausschlag: Nur der voraussichtlich benötigte Betrag bleibt stehen.
3. Abrechnung anfordern und jede Position einzeln prüfen – besonders auf normale Abnutzung, Neupreise statt Zeitwerte und Schönheitsreparaturen aus einer möglicherweise unwirksamen Klausel.
4. Mahnbescheid oder Klage, wenn keine Reaktion kommt. Der Anspruch des Mieters auf Rückzahlung verjährt in der regelmäßigen Frist von drei Jahren – nicht in sechs Monaten; diese kurze Frist gilt nur für die Ersatzansprüche des Vermieters.

Für den ersten Schritt gibt es eine Vorlage:

Musterbrief zur Aufforderung der Rückzahlung öffnen

Sonderfall: Kaution während der Mietzeit umschichten

Wer die gebundene Summe wieder verfügbar machen möchte, kann dem Vermieter anbieten, die Barkaution durch eine Mietkautionsbürgschaft zu ersetzen. Statt des hinterlegten Betrags zahlt der Mieter dann einen laufenden Beitrag, und eine Versicherung bürgt gegenüber dem Vermieter.

Wichtig dabei: Der Vermieter muss zustimmen – einen Anspruch auf den Tausch gibt es nicht. Und im Streit über einen Einbehalt hilft die Umschichtung nicht weiter; sie ist ein Thema für ein laufendes, unbelastetes Mietverhältnis.

Die fünf häufigsten Fehler

1. Die gesamte Kaution einbehalten, obwohl nur eine kleine Position offen ist.
2. Ohne Abrechnung einbehalten – der Mieter erfährt nie, wofür.
3. Normale Abnutzung als Schaden abrechnen (§ 538 BGB).
4. Zu lange warten, bis die sechs Monate des § 548 BGB abgelaufen sind, statt Schäden zügig zu beziffern.
5. Die Zinsen unterschlagen, die dem Mieter zustehen.

Fazit

Ein Einbehalt ist zulässig, wenn ein konkreter Anspruch dahintersteht, wenn nur der dafür nötige Betrag zurückgehalten wird und wenn eine nachvollziehbare Abrechnung folgt. Die Fristen ergeben sich nicht aus dem Gesetz, sondern aus der Sache: zügig prüfen, zügig beziffern, den Rest auszahlen.

Wer als Vermieter so vorgeht, hat seine Sicherheit; wer als Mieter diese drei Punkte prüft, erkennt schnell, ob ein Einbehalt trägt.