Peppol: Wie das E-Rechnungs-Netzwerk für Mieter und Vermieter funktioniert

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2027 und 2028 auch ausstellen. Das Wort Peppol fällt dabei ständig, auch in Hausverwaltungen und Vermieterforen. Dieser Beitrag erklärt, was Peppol ist, wen die E-Rechnung bei der Vermietung betrifft und wer das Netzwerk tatsächlich braucht.

Die kurze Antwort

• Peppol ist ein Transportweg, kein Rechnungsformat. Es ist ein Netzwerk, das strukturierte Rechnungen von einem Unternehmen zum anderen zustellt, ähnlich wie die Post einen Brief.
• Peppol ist keine Pflicht. Die E-Rechnungspflicht schreibt ein Format vor (strukturierte Daten nach EN 16931), nicht den Übertragungsweg. Eine E-Mail mit einer Datei im passenden Format ist ein zulässiger Weg.
• Mieter von Wohnraum sind nicht betroffen. Die E-Rechnungspflicht gilt zwischen Unternehmen, nicht gegenüber Privatpersonen.
• Vermieter sind teilweise betroffen: beim Empfang von Rechnungen (Handwerker, Verwalter, Versorger) und, bei umsatzsteuerpflichtiger Gewerbevermietung, auch beim Ausstellen.
• Gewerbemieter bekommen künftig E-Rechnungen von ihrem Vermieter, wenn dieser zur Umsatzsteuer optiert hat.

Was Peppol ist

Peppol (ursprünglich „Pan-European Public Procurement On-Line“) ist ein Standard und ein Netzwerk für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Es wird von der Organisation OpenPeppol betrieben und wurde für den öffentlichen Einkauf in Europa entwickelt.

Das Netzwerk funktioniert in vier Schritten:

1. Jeder Teilnehmer hat eine Peppol-ID, eine Art Adresse im Netzwerk.
2. Jeder Teilnehmer ist über einen Access Point angebunden. Das ist ein Dienstleister, der Rechnungen annimmt und weiterleitet.
3. Der Sender übergibt die Rechnung seinem Access Point.
4. Dieser stellt sie dem Access Point des Empfängers zu, der sie ins System des Empfängers weitergibt.

Der Vorteil: Sender und Empfänger müssen sich nicht kennen und keine eigenen Schnittstellen aufbauen. Für den Bund gibt es einen kostenlosen Webservice als Access Point („Peppol des Bundes“), wie das Portal e-rechnung-bund.de beschreibt. Private Access Points sind kostenpflichtig.

Peppol, XRechnung, ZUGFeRD: Was ist was?

Begriff	Was es ist	Typischer Einsatz
Peppol	Netzwerk zum Zustellen von Rechnungen	Öffentliche Auftraggeber, große Unternehmen
XRechnung	Reines XML-Format ohne lesbare Darstellung	Rechnungen an Behörden
ZUGFeRD	PDF mit eingebetteten XML-Daten	Rechnungen zwischen Unternehmen

Man kann eine XRechnung per E-Mail verschicken oder über Peppol. Der Weg ist unabhängig vom Format. Als „E-Rechnung“ im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zählt nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung, auch wenn sie digital verschickt wird.

Die Fristen im Überblick

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG:

• Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis 31.12.2026: Rechnungen dürfen noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers als PDF ausgestellt werden.
• 2027: Papier und PDF sind weiter erlaubt, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Wer darüber liegt, muss ab 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen.
• Bis 31.12.2027: Auch ein bisheriges EDI-Verfahren darf mit Zustimmung des Empfängers weiter genutzt werden.
• Ab 01.01.2028: Alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer stellen E-Rechnungen aus.

Was das für Vermieter bedeutet

Wohnraumvermietung

Die Vermietung von Wohnraum ist in der Regel von der Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nr. 12 UStG). Wer steuerfrei vermietet, stellt gegenüber seinen Mietern keine E-Rechnung aus. Mieter sind hier Privatpersonen, und die Pflicht gilt nur im Verhältnis zwischen Unternehmen. Für die Mietzahlung ändert sich nichts: Der Mietvertrag bleibt die Grundlage, und eine Miete lässt sich weiter per Dauerauftrag zahlen.

Gewerbevermietung mit Umsatzsteuer

Anders ist es bei der Vermietung an Unternehmer. Der Vermieter kann hier auf die Steuerbefreiung verzichten und zur Umsatzsteuer optieren (§ 9 UStG), meist damit er selbst Vorsteuer abziehen kann. Dann gilt er als Unternehmer, der steuerpflichtige Leistungen erbringt, und es gelten die Fristen oben. Bisher diente oft der Mietvertrag selbst als Dauerrechnung. Das ist künftig nur eingeschränkt möglich, denn die Rechnung muss strukturiert vorliegen. Wie das Bundesfinanzministerium dies handhaben will, steht in seinem Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024. Vermieter sollten das mit dem Steuerberater klären. Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, ist von der Ausstellungspflicht nach übereinstimmender Auffassung der Steuerberater ausgenommen.

Eingangsrechnungen

Fast jeder Vermieter bekommt Rechnungen von Handwerkern, Versorgern, Hausverwaltung oder Reinigungsfirma. Wer unternehmerisch vermietet, muss diese seit 2025 in einem E-Rechnungsformat empfangen können. In vielen Fällen reicht dafür ein E-Mail-Postfach, über das der Dienstleister die Datei schickt. Ein Peppol-Zugang ist dafür nicht nötig. Er lohnt sich eher für größere Bestände mit vielen Eingangsrechnungen.

Hausverwaltungen

Eine Hausverwaltung ist ein Unternehmer und stellt dem Eigentümer ihre Rechnung aus. Verwaltungen, die für viele Eigentümer Rechnungen empfangen und ausstellen, nutzen häufig einen Peppol-Zugang oder eine Software mit Peppol-Anbindung. Für Eigentümer kleiner Bestände entscheidet das die Verwaltung. Einen Überblick über Verwaltungssoftware gibt der gepflegte Vergleich von Hausverwaltungsprogrammen.

Was das für Mieter bedeutet

• Privatmieter: keine Änderung. Weder die Mietzahlung noch die Nebenkostenabrechnung wird zur E-Rechnung. Einzelne Abrechnungen gehen weiter per Post oder E-Mail.
• Gewerbemieter: Sie erhalten von einem Vermieter mit Umsatzsteueroption künftig E-Rechnungen und müssen diese ab 2025 empfangen können. Wer die Vorsteuer geltend macht, sollte die Rechnung in der vorgeschriebenen Form verlangen und aufbewahren.
• Mieter, die selbst Unternehmer sind und ihren Betrieb in der Wohnung führen (Homeoffice), sind von der Miete nicht betroffen. Für ihre eigenen Rechnungen an Kunden gelten die Fristen aber ganz normal.

Brauche ich als Vermieter einen Peppol-Zugang?

Eine einfache Faustregel:

• Nein, wenn Sie nur Wohnraum vermieten und wenige Rechnungen erhalten. Ein E-Mail-Postfach genügt, und die Verwaltung oder der Steuerberater übernimmt den Rest.
• Vielleicht, wenn Sie Gewerbeflächen mit Umsatzsteueroption vermieten. Hier entscheidet das Rechnungsvolumen. Für wenige Mieter genügt der Versand per E-Mail.
• Ja, wenn Sie mit Behörden oder großen Mietern abrechnen, die Peppol verlangen, oder wenn Ihre Software bereits darüber läuft.

Was Vermieter jetzt tun sollten

1. Prüfen, ob die eigene Vermietung umsatzsteuerpflichtig ist. Bei reiner Wohnraumvermietung ist sie es nicht.
2. Ein E-Mail-Postfach für Rechnungen einrichten, das alle Rechnungsformate annimmt, und die Zugänge für Dienstleister bekannt machen.
3. Eingehende E-Rechnungen aufbewahren. Der Datensatz selbst ist die Rechnung, nicht ein Ausdruck. Sie unterliegt der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, und die Archivierung muss unveränderbar sein.
4. Mit dem Steuerberater die Dauerrechnung klären, falls Gewerbeflächen mit Option vermietet werden.
5. Die Hausverwaltung fragen, ob und wie sie Peppol nutzt.

Häufige Fragen

Muss ich als Privatvermieter Peppol nutzen? Nein. Peppol ist ein freiwilliger Übertragungsweg.

Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt? Für den Moment ja, aber nur noch im Rahmen der Übergangsfristen und mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 bzw. 2028 muss die Rechnung ein strukturiertes Format haben.

Gilt die E-Rechnung für die Nebenkostenabrechnung? Die Betriebskostenabrechnung für Wohnraum ist eine Abrechnung gegenüber dem Mieter, keine Rechnung zwischen Unternehmen. Sie bleibt davon unberührt.

Brauche ich eine Software? Bei wenigen Rechnungen reichen Postfach und Ablage. Wer viele Rechnungen verarbeitet, braucht Software mit E-Rechnungsfunktion.

Fazit

Peppol ist ein Zustellweg für E-Rechnungen und für die meisten Mieter und Vermieter nicht erforderlich. Wer nur Wohnraum vermietet, merkt von der Pflicht kaum etwas, außer dass Rechnungen von Handwerkern künftig strukturiert ankommen. Genauer hinsehen sollten Eigentümer, die Gewerbeflächen mit Umsatzsteueroption vermieten, und Mieter, die als Unternehmer die Vorsteuer geltend machen.

Quellen

1. § 27 Abs. 38 UStG – Übergangsregelungen zur elektronischen Rechnunggesetze-im-internet.de
2. § 4 Nr. 12 UStG – Steuerbefreiung der Vermietunggesetze-im-internet.de
3. § 9 UStG – Verzicht auf Steuerbefreiungen (Option)gesetze-im-internet.de
4. Bundesregierung E-Rechnung – Peppol und Access Pointse-rechnung-bund.de