immocloud im Überblick: Kosten, Funktionen und Grenzen der Vermieter-Software

Wer zwei oder drei Wohnungen vermietet, verwaltet sie meist mit einer Tabelle und einem Ordner. Das funktioniert – bis zur ersten Betriebskostenabrechnung, bei der Belege aus zwölf Monaten sortiert, Kosten auf Einheiten verteilt und Zahlungen abgeglichen werden müssen.

immocloud ist eine deutsche Cloud-Software, die genau diesen Teil übernimmt. Dieser Beitrag ordnet ein, was sie leistet, was sie kostet, was Nutzer berichten und wo ihre Grenzen liegen.

Was immocloud ist

immocloud ist eine Software für die Immobilienverwaltung, die im Browser läuft und auf das deutsche Mietrecht ausgelegt ist. Betrieben wird sie von der immocloud GmbH aus Düsseldorf. Zielgruppe sind private Vermieter mit wenigen Einheiten ebenso wie kleinere Hausverwaltungen.

Nach Angaben des Anbieters nutzen über 18.500 Vermieter und Hausverwaltungen die Software. Der Zugang läuft über Browser und App, eine Installation gibt es nicht.

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Funktionen im Überblick

Bereich	Was die Software macht
Objekte und Einheiten	Wohnungen, Gewerbe, Garagen und Stellplätze mit Mietverhältnissen, Vertragsdaten und Leerstandszeiten
Betriebskostenabrechnung	Verteilerschlüssel je Kostenart, automatische Umlage auf die Einheiten, Anpassung der Vorauszahlung
Zahlungen	Bankkontoanbindung, automatische Zuordnung von Mieteingängen, Erkennung von Rückständen
Belege und Dokumente	digitale Ablage für Verträge, Rechnungen und Protokolle, Rechnungserfassung mit KI-Unterstützung
Kommunikation	Mieterportal, Nachrichten per Brief, E-Mail oder SMS direkt aus der Software
Zähler	Erfassung und Fortschreibung von Zählerständen für die verbrauchsabhängige Umlage
Auswertung	Dashboard mit Cashflow, Rendite und Leerstandsquote, Berichte-Center
Steuer	DATEV-Export für die Übergabe an den Steuerberater
Mobil	App für iOS und Android

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Die Betriebskostenabrechnung im Detail

Das ist die Funktion, wegen der die meisten privaten Vermieter überhaupt zu einer Software greifen – und der Punkt, an dem sich der Aufwand entscheidet.

Der Verteilerschlüssel wird je Kostenart einmal festgelegt, etwa nach Wohnfläche, Personenzahl oder Einheiten. Danach verteilt die Software die erfassten Kosten automatisch auf alle Einheiten. Eigene Umlageschlüssel lassen sich anlegen, was bei gemischt genutzten Objekten oder Sonderregelungen im Mietvertrag nötig wird.

Ergibt sich eine hohe Nachzahlung, lässt sich die monatliche Vorauszahlung direkt in der Abrechnung anpassen – ein Schritt, den § 560 Abs. 4 BGB dem Vermieter ausdrücklich erlaubt und der sonst leicht vergessen wird.

Der Versand erfolgt digital aus der Software heraus, wahlweise als Brief, per E-Mail oder SMS.

Gut zu wissen: Keine Software kann dafür sorgen, dass eine Betriebskostenabrechnung Bestand hat. Ob eine Abrechnung Bestand hat, hängt davon ab, welche Kosten überhaupt umlagefähig sind, ob der Verteilerschlüssel dem Mietvertrag entspricht und ob die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB eingehalten wurde. Die Software rechnet korrekt, was man ihr vorgibt – die Verantwortung für die Vorgaben bleibt beim Vermieter. Welche Fehler in der Praxis am teuersten werden, steht unter Nebenkosten richtig abrechnen.

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Zahlungen und Bankanbindung

Das Konto wird per Schnittstelle angebunden, eingehende Zahlungen werden den Mietverhältnissen automatisch zugeordnet. Wer nicht oder zu wenig zahlt, taucht als offener Posten auf, Mahnungen lassen sich aus dem Vorgang heraus erzeugen.

Das ist die zweite Funktion mit echtem Zeitgewinn – vorausgesetzt, die Mieteinnahmen laufen über ein eigenes Konto. Wer Miete, Kaution und Privatausgaben über dasselbe Konto führt, hat einen Abgleich, der auch die beste Software nicht sauber bekommt. Warum die Trennung ohnehin sinnvoll ist, steht unter Kontoführung als Vermieter.

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Belege, Dokumente und Mieterportal

Rechnungen lassen sich hochladen oder an eine Dokumenteneingangs-E-Mail schicken; die Software liest Betrag, Datum und Lieferant per KI aus und schlägt die Kostenart vor. Erfahrungsgemäß ist das der Teil, der über den Aufwand einer Abrechnung entscheidet: Belege, die laufend erfasst werden, müssen im Januar nicht mehr gesucht werden.

Über das Mieterportal greifen Mieter selbst auf Abrechnungen, Dokumente und Nachrichten zu. Beides – Portal und Dokumenteneingang – ist erst ab dem mittleren Tarif enthalten, nicht im Einstiegspaket.

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Was immocloud kostet

Das Preismodell staffelt nach der Anzahl der verwalteten Einheiten. Alle Preise sind Nettopreise pro Monat, hinzu kommen 19 % Umsatzsteuer. Die Jahreslaufzeit ist rund 10 % günstiger als die dreimonatige.

Tarif	Einheiten	12 Monate	3 Monate	Zusätzlich enthalten
Starter	bis 5	9,99 €	10,99 €	Kernfunktionen, Zählerverwaltung, digitaler Postversand
Manager	bis 15	15,99 €	17,99 €	+ Mieterportal, SMS-Nachrichten, Dokumenteneingang
Manager	bis 30	25,99 €	29,99 €	wie oben
Investor	bis 50	39,99 €	44,99 €	+ mehrere Benutzer
Tycoon	ab 50	auf Anfrage		Lösung für Hausverwaltungen

Eine Einrichtungsgebühr fällt nicht an. Zusätzlich berechnet werden der Briefversand und die Erstellung digitaler Mietverträge – wer viel per Post verschickt, sollte diese Position vor dem Abschluss erfragen, denn sie steht nicht in der Tarifübersicht.

Der Anbieter gewährt eine Testphase von 45 Tagen ohne Angabe von Zahlungsdaten. Das ist ungewöhnlich lang und reicht aus, um eine vollständige Betriebskostenabrechnung einmal durchzuspielen – der einzige Test, der bei dieser Software-Kategorie wirklich aussagekräftig ist.

Steuerlich: Die Gebühr ist bei vermieteten Objekten als Werbungskosten nach § 9 EStG abziehbar. Der Starter-Tarif kostet brutto rund 143 € im Jahr; bei einem Grenzsteuersatz von 42 % bleibt davon eine effektive Belastung von etwa 83 €.

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Was die Software nicht kann

Die Grenzen sind ebenso eindeutig wie der Funktionsumfang:

• Kein WEG-Modul. Hausgeldabrechnung, Wirtschaftsplan und Beschlusssammlung fehlen. Wer eine Eigentümergemeinschaft verwaltet, braucht eine andere Software.
• Keine Mandantenfähigkeit und kein Eigentümerportal. Für Verwalter, die fremdes Eigentum betreuen und je Eigentümer getrennt abrechnen müssen, ist das eine harte Grenze.
• Keine offene Schnittstelle. Der Datenaustausch läuft über Export, nicht über eine API. Der DATEV-Export deckt den wichtigsten Fall – den Steuerberater – ab.
• Kein Ersatz für rechtliche Prüfung. Mietvertragsklauseln, Umlagefähigkeit und Fristen bleiben Sache des Vermieters.

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Erfahrungen anderer Nutzer

Die öffentlichen Bewertungen fallen unterschiedlich aus, je nach Plattform und Stichprobe: Bei Google kommt immocloud auf 4,6 von 5 Punkten aus rund 160 Bewertungen, bei eKomi dagegen nur auf 3,7 aus 13 Bewertungen. Bei so kleinen Stichproben sagt der Durchschnitt wenig – aussagekräftiger ist, worüber berichtet wird.

Wiederkehrendes Lob: übersichtlicher Einstieg, spürbare Zeitersparnis bei der Nebenkostenabrechnung gegenüber Excel, das Mieterportal, deutschsprachiger Support und regelmäßige Weiterentwicklung.

Wiederkehrende Kritik: gemessen an wenigen Wohnungen empfinden manche Nutzer den Preis als hoch, und die Ersteinrichtung dauert länger als bei einfacheren Tools. Beides passt zum Befund oben: Der Nutzen entsteht erst, wenn Objektdaten, Verträge und Verteilerschlüssel einmal sauber hinterlegt sind.

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Datenschutz und Serverstandort

Die Daten liegen nach Anbieterangaben in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, verschlüsselt nach AES-256-GCM. Der Anbieter ist Mitglied der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit.

Für Vermieter ist das kein Nebenaspekt: In einer Verwaltungssoftware liegen Mietverträge, Kontodaten und Angaben zur Bonität – durchgängig personenbezogene Daten, für deren Verarbeitung der Vermieter verantwortlich bleibt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört unabhängig vom Anbieter zur Pflicht.

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Für wen sich das lohnt – und für wen nicht

Sinnvoll bei

• mehreren Einheiten, bei denen die jährliche Abrechnung spürbar Zeit kostet
• gemischten Objekten mit unterschiedlichen Verteilerschlüsseln
• dem Wunsch, Belege und Verträge an einer Stelle zu haben statt in Ordnern
• mehreren Beteiligten, etwa bei Erbengemeinschaften – dann allerdings erst ab dem Investor-Tarif, denn mehrere Benutzer sind vorher nicht vorgesehen

Wahrscheinlich überdimensioniert bei

• einer einzelnen vermieteten Wohnung. Eine Abrechnung im Jahr rechtfertigt selten eine laufende Softwaregebühr – eine Tabellenvorlage genügt.
• Objekten, bei denen eine Hausverwaltung ohnehin beauftragt ist
• reiner Pauschalmiete ohne Betriebskostenabrechnung, etwa bei möblierter Kurzzeitvermietung
• Eigentümergemeinschaften – dafür fehlt das WEG-Modul

Die ehrliche Rechnung: Eine Verwaltungssoftware lohnt sich, wenn die eingesparte Zeit mehr wert ist als die Jahresgebühr. Der Starter-Tarif kostet rund 143 € brutto im Jahr, nach Steuer effektiv 83 bis 100 €. Bei einer Wohnung ist das selten der Fall, ab drei bis fünf Einheiten meistens.

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Einordnung

immocloud ist eine solide Lösung für den Bereich, in dem die meisten privaten Vermieter tatsächlich Aufwand haben: die jährliche Betriebskostenabrechnung und die laufende Zahlungsüberwachung. Die lange Testphase macht eine Prüfung ohne Risiko möglich, und der deutsche Serverstandort nimmt die Datenschutzfrage aus der Diskussion. Wer eine Eigentümergemeinschaft verwaltet oder fremdes Eigentum mandantengetrennt abrechnen muss, ist hier falsch.

Wer vergleichen möchte, findet einen Überblick über weitere Anbieter im Beitrag Software für die Nebenkostenabrechnung.

Was die Software nicht abnimmt, sind die Themen rund um die Mietsicherheit: Die Kaution muss nach § 551 Abs. 3 BGB getrennt vom Vermietervermögen angelegt und verzinst werden. Wie viel dabei zusammenkommt, zeigt der Zinsrechner. Und für die Übergabe bleibt das Übergabeprotokoll das entscheidende Dokument.

Unternehmensdaten

Daten zum Anbieter
Anbieter:	immocloud GmbH
Anschrift:	Toulouser Allee 23a, 40211 Düsseldorf
Geschäftsführung:	Bastian Bauwens
Register:	Amtsgericht Düsseldorf, HRB 101443
USt-IdNr.:	DE306967777
Serverstandort:	Deutschland
Web:	immocloud.de

Angaben zu Funktionsumfang, Tarifen und Unternehmensdaten stammen von der Anbieterseite, Stand September 2026. Preise verstehen sich netto zuzüglich Umsatzsteuer; die Kosten für Briefversand und digitale Mietverträge werden nicht öffentlich ausgewiesen und konnten nicht überprüft werden. Bewertungszahlen stammen von Google und eKomi.

Quellen

1. immocloud – Anbieterseiteimmocloud.de
2. immocloud – Preise und Tarifeimmocloud.de
3. § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskostengesetze-im-internet.de
4. § 560 BGB – Veränderungen von Betriebskostengesetze-im-internet.de
5. § 9 EStG – Werbungskostengesetze-im-internet.de
6. Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiterdsgvo-gesetz.de