Kautionsabrechnung PDF

Was die Kautionsabrechnung leistet

Die Kautionsabrechnung ist die Erklärung des Vermieters, ob und welche Ansprüche er aus dem beendeten Mietverhältnis geltend macht. Das ist keine Formalie: Mit ihr wird der Rückzahlungsanspruch des Mieters fällig, und ab dem Schluss dieses Jahres läuft die dreijährige Verjährung (§§ 195, 199 BGB).

Der Bundesgerichtshof hat klargestellt, dass sie auch konkludent erfolgen kann — eine erklärte Aufrechnung oder eine Klage genügt (Urteil vom 24.07.2019, VIII ZR 141/17). Eine schriftliche Aufstellung ist also nicht zwingend, aber der einzige Weg, der beiden Seiten Klarheit gibt und im Streitfall trägt. Was daraus im Einzelnen folgt, steht unter Kaution auch ohne Abrechnung verwertbar.

Wann sie fällig ist

Eine feste Frist nennt das Gesetz nicht. Der Vermieter hat eine angemessene Prüf- und Überlegungsfrist; in der Praxis sind drei bis sechs Monate der Korridor.

Zwei Sonderfälle verlängern:

• Offene Betriebskostenabrechnung. Steht sie noch aus, darf ein angemessener Teil einbehalten werden, bis abgerechnet ist (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Üblich sind zwei bis vier Nebenkostenvorauszahlungen — für den Rest gilt die normale Frist, er ist zeitnah auszuzahlen.
• Schäden an der Wohnung. Ersatzansprüche des Vermieters verjähren in sechs Monaten ab Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB). Mit der Kaution verrechnen darf er sie unter Umständen auch danach noch, wenn er die Ersetzungsbefugnis in der Abrechnung ausübt (BGH, Urteil vom 10.07.2024, VIII ZR 184/23).

Wichtig für Vermieter: Ein pauschaler Einbehalt „bis alles geklärt ist“ trägt nicht. Jeder zurückbehaltene Euro braucht einen benannten Grund und einen Betrag.

Was hineingehört

1. Stammdaten

• Name und Anschrift von Vermieter und Mieter
• Mietobjekt mit Lage in der Anlage
• Beginn und Ende des Mietverhältnisses, Datum der Rückgabe

2. Die Kaution und ihre Anlage

• Ursprüngliche Kautionssumme und Datum der Zahlung — bei Ratenzahlung nach § 551 Abs. 2 BGB jede Rate einzeln, weil sie sich erst ab Einzahlung verzinst
• Anlageform und kontoführendes Institut
• Zinssatz und Zinszeitraum

3. Zinsen und Steuer

• Bruttozinsen je Jahr, nicht als Summe
• Einbehaltene Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag, getrennt ausgewiesen
• Nettozinsen

Der getrennte Ausweis ist der häufigste Auslöser für Rückfragen, wenn er fehlt: Der Mieter sieht sonst nur einen Nettobetrag, den er nicht nachvollziehen kann.

4. Abzüge

• Mietrückstände mit Monat und Betrag
• Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung, mit Verweis auf die Abrechnung
• Schadensersatz — je Position einzeln, beziffert und belegt
• Sicherheitseinbehalt mit Grund und voraussichtlicher Dauer

5. Schlussrechnung

• Kaution zuzüglich Nettozinsen
• abzüglich der Einzelpositionen
• Auszahlungsbetrag, Bankverbindung, Datum, Unterschrift

Was nicht abgezogen werden darf

Hier entstehen die meisten Streitigkeiten, und die Regeln sind eindeutig:

• Normale Gebrauchsspuren. Vertragsgemäße Abnutzung ist mit der Miete abgegolten (§ 538 BGB) — Laufspuren im Teppich, Dübellöcher in üblichem Umfang, vergilbte Silikonfugen.
• Der Neupreis statt des Zeitwerts. Ersetzt wird der Zeitwert; bei einem zehn Jahre alten Teppichboden ist das wenig. Der Zeitwertrechner liefert die Gegenrechnung.
• Kosten der Kontoführung. Die Anlage ist die gesetzliche Pflicht des Vermieters; ihre Kosten dürfen die Kaution nicht schmälern.
• Schäden, die eine Versicherung ersetzt. Reguliert der Gebäudeversicherer, hat der Vermieter insoweit keinen Anspruch gegen den Mieter.
• Nicht bezifferte Positionen. „Diverse Renovierungsarbeiten“ ist keine Abrechnungsposition.

Die Rangfolge der Ansprüche steht unter Verrechnung nach Mietende.

Die Zinsen richtig berechnen

Maßgeblich ist nach § 551 Abs. 3 Satz 1 BGB der Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist. Drei Punkte werden dabei regelmäßig falsch gemacht:

• Ohne Zinseszins gerechnet. Die Zinsen werden nicht ausgezahlt, sondern erhöhen die Sicherheit — sie verzinsen sich mit.
• Mit einem Durchschnittszins über die ganze Mietzeit. Zwischen 2016 und 2022 fiel fast nichts an, ab 2023 wieder deutlich mehr. Ein Mittelwert über zehn Jahre trifft keines der Jahre.
• Steuer nicht ausgewiesen. Führt die Bank Abgeltungsteuer ab, gehört das in die Abrechnung, sonst wirkt der Zinsbetrag zu niedrig.

Die Zinssätze seit 1990 und die monatsgenaue Berechnung stehen beim Kautionszinsrechner. Wer lieber selbst rechnet, findet eine Excel-Vorlage.

Form und Versand

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor — Textform genügt. Für die Praxis spricht dennoch alles für ein PDF: Es ist unveränderlich, lässt sich archivieren und dient als Nachweis, wenn die Abrechnung später bestritten wird. Entscheidend ist der nachweisbare Zugang; bei streitigen Verhältnissen lohnt der Versand per Einschreiben zusätzlich zur E-Mail.