Kautionsabrechnung mit Verrechnung von Forderungen – Was Vermieter beachten müssen

Die Kautionsabrechnung ist der häufigste Streitpunkt nach dem Auszug – meist nicht, weil der Vermieter zu Unrecht abrechnet, sondern weil er es nicht belegen kann. Abziehen darf er nur, was ihm als Anspruch tatsächlich zusteht, beziffert und nachweisbar ist.

Dieser Leitfaden richtet sich an Vermieter: welche Forderungen zulässig sind, welche Fristen laufen und welche Fehler regelmäßig vor Gericht scheitern.

Die kurze Antwort

• Verrechnet werden darf nur, was berechtigt, beziffert und belegt ist – Pauschalen scheitern.
• Während des laufenden Mietverhältnisses ist der Zugriff auf streitige Forderungen unzulässig (BGH, VIII ZR 234/13).
• Schadensersatzansprüche verjähren in sechs Monaten ab Rückgabe (§ 548 Abs. 1 BGB) – aufrechnen darf der Vermieter danach trotzdem noch.
• Eine gesetzliche Abrechnungsfrist gibt es nicht; üblich sind drei bis sechs Monate.
• Der unstreitige Rest ist sofort auszuzahlen, auch wenn ein Teil noch zurückbehalten wird.

Wofür die Kaution haftet

Rechtsgrundlage ist § 551 BGB. Der Sicherungsumfang ist weit: Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs sichert die Kaution alle – auch noch nicht fällige – Ansprüche des Vermieters, die sich aus dem Mietverhältnis und seiner Abwicklung ergeben (BGH, Urteil vom 18. Januar 2006 – VIII ZR 71/05). Dazu zählen ausdrücklich auch Nachforderungen aus einer erst nach Mietende erstellten Betriebskostenabrechnung.

Was verrechnet werden darf

1. Mietrückstände

Offene Kaltmieten und vereinbarte Zuschläge lassen sich in voller Höhe verrechnen. Der Nachweis ist unproblematisch: Mietvertrag und Kontoauszüge.

2. Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung

Steht die Abrechnung noch aus, darf ein angemessener Teil der Kaution bis dahin einbehalten werden. Der Betrag muss sich an der erwartbaren Nachzahlung orientieren – ein Anhaltspunkt ist das Vorjahr. Maßgeblich ist die Frist des § 556 Abs. 3 BGB: bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums, nicht nach Mietende.

3. Schadensersatz

Erfasst sind Schäden, die über die vertragsgemäße Abnutzung hinausgehen – beschädigte Türen und Fenster, gebrochene Fliesen, tief zerkratzte Böden. Nicht erfasst sind Laufspuren, kleine Dübellöcher und vergilbte Wände.

4. Nicht ausgeführte Schönheitsreparaturen

Hier ist besondere Vorsicht geboten, denn viele Klauseln sind unwirksam. Zwei Fallgruppen betreffen einen großen Teil des Bestands:

• Starre Fristenpläne – Klauseln, die feste Renovierungsintervalle ohne Rücksicht auf den tatsächlichen Zustand vorschreiben, sind unwirksam (BGH, Urteil vom 23. Juni 2004 – VIII ZR 361/03).
• Unrenoviert übergebene Wohnung – wurde die Wohnung unrenoviert übergeben und erhielt der Mieter dafür keinen angemessenen Ausgleich, ist die Abwälzung der Schönheitsreparaturen unwirksam (BGH, Urteil vom 18. März 2015 – VIII ZR 185/14).

Ist die Klausel unwirksam, entfällt der Anspruch vollständig – ein Abzug wäre dann unberechtigt.

Was nicht verrechnet werden darf

• Vertragsgemäße Abnutzung – sie ist mit der Miete abgegolten.
• Pauschale Schätzbeträge ohne Rechnung oder Kostenvoranschlag.
• Streitige Forderungen während der Mietzeit. Der BGH hat mit Urteil vom 7. Mai 2014 (VIII ZR 234/13) entschieden, dass sich der Vermieter im laufenden Mietverhältnis nicht wegen streitiger Forderungen aus der Kaution befriedigen darf. Eine Klausel, die ihm das erlaubt, ist unwirksam; greift er dennoch zu, muss er die Sicherheit wieder auffüllen.
• Forderungen ohne Bezug zum Mietverhältnis.

Fristen: was wirklich gilt

Die Prüfungsfrist ist nicht im Gesetz geregelt

Der Rückzahlungsanspruch wird fällig, wenn dem Vermieter eine angemessene Überlegungs- und Abrechnungsfrist verstrichen ist. Der BGH formuliert, dem Vermieter sei „nach Beendigung des Mietvertrages eine angemessene Frist einzuräumen, innerhalb deren er sich zu entscheiden hat, ob und in welcher Weise er die Kaution zur Abdeckung seiner Ansprüche verwenden will“ (VIII ZR 71/05). In der Praxis sind das drei bis sechs Monate – ein Erfahrungswert, keine feste Frist. Stehen keine Forderungen im Raum, ist deutlich weniger angemessen.

Die Sechs-Monats-Falle des § 548 BGB

„Die Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache verjähren in sechs Monaten.“ (§ 548 Abs. 1 Satz 1 BGB)

Die Frist beginnt mit der Rückgabe der Mietsache, nicht mit dem rechtlichen Mietende. Wer Schäden geltend machen will, sollte sie deshalb zügig beziffern.

Der Ablauf der Frist bedeutet allerdings nicht, dass die Kaution auszuzahlen wäre: Nach § 215 BGB bleibt die Aufrechnung möglich, wenn sich die Forderungen zu einem Zeitpunkt aufrechenbar gegenüberstanden, in dem der Anspruch noch nicht verjährt war. Der BGH hat das mit Urteil vom 10. Juli 2024 (VIII ZR 184/23) bestätigt und ausgeweitet – die Ersetzungsbefugnis, also der Wechsel von der Wiederherstellung zum Geldersatz, muss nicht innerhalb der sechs Monate ausgeübt werden.

Verlassen sollte sich darauf niemand: Die Aufrechnungslage muss innerhalb der Frist entstanden und der Anspruch dem Grunde nach belegbar sein.

So läuft die Abrechnung ab

1. Übergabeprotokoll auswerten. Es ist die wichtigste Grundlage jeder Schadensposition – ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage.
2. Jede Forderung beziffern und mit Rechnung oder Kostenvoranschlag unterlegen.
3. Abrechnung erstellen mit Kautionshöhe, Zinsen, jeder Abzugsposition samt Begründung und dem Auszahlungsbetrag.
4. Unstreitigen Rest sofort auszahlen, auch wenn wegen der Betriebskosten noch ein Teil zurückbehalten wird.
5. Nachvollziehbar versenden – bei größeren Beträgen per Einschreiben.

Beispiel einer Abrechnung

Der Einbehalt von 300 Euro ist kein Abzug, sondern eine Rückstellung: Sobald die Betriebskostenabrechnung vorliegt, ist der nicht benötigte Teil unverzüglich auszuzahlen.

Eine fertige Vorlage steht unter Mietkaution Muster-Abrechnung, als Datei unter Kautionsabrechnung als PDF und Excel-Vorlage.

Die Fehler, die vor Gericht scheitern

• keine schriftliche, aufgeschlüsselte Abrechnung
• Schadensbeträge ohne Rechnung oder Kostenvoranschlag
• Abzug für Schönheitsreparaturen trotz unwirksamer Klausel
• vollständiger Einbehalt wegen einer erwarteten kleinen Nachzahlung
• Zugriff auf die Kaution während des laufenden Mietverhältnisses
• Abrechnung erst nach Monaten ohne erkennbaren Prüfungsanlass

Wenn die Kaution nicht reicht

Übersteigen die berechtigten Forderungen die Kaution, kann der Vermieter den Restbetrag gesondert geltend machen – die Kaution begrenzt seine Ansprüche nicht, sie sichert sie nur ab. Umgekehrt gilt: Ist die Forderung geringer, ist der Rest unverzüglich auszuzahlen.

Was Mieter tun können, wenn keine Abrechnung kommt, steht unter Mietkaution Rückzahlung.