Kautionsabrechnung mit Verrechnung von Forderungen – Was Vermieter beachten müssen

Die Kautionsabrechnung mit Verrechnung von Forderungen gehört zu den häufigsten Streitpunkten nach Beendigung eines Mietverhältnisses. Für Vermieter stellt sich die Frage: Welche Forderungen dürfen mit der Mietkaution verrechnet werden – und in welcher Höhe?

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie rechtssicher vorgehen, typische Fehler vermeiden und die Kaution korrekt abrechnen.

Grundsatz: Wozu dient die Mietkaution?

Die Mietkaution dient als Sicherheit für alle Ansprüche des Vermieters aus dem Mietverhältnis. Rechtsgrundlage ist § 551 BGB.

Das bedeutet: Der Vermieter darf offene Forderungen mit der Kaution verrechnen – allerdings nur, wenn diese berechtigt, fällig und nachweisbar sind.

Welche Forderungen dürfen mit der Kaution verrechnet werden?

Typische Forderungen, die im Rahmen einer Kautionsabrechnung berücksichtigt werden dürfen:

✅ 1. Mietrückstände

Offene Kaltmieten oder vereinbarte Zuschläge können vollständig verrechnet werden.

✅ 2. Offene Nebenkosten

Wenn die Nebenkostenabrechnung noch aussteht, darf ein angemessener Teil der Kaution bis zur Abrechnung einbehalten werden.

✅ 3. Schadensersatzansprüche

Schäden, die über normale Abnutzung hinausgehen, dürfen verrechnet werden, z. B.:

• Beschädigte Türen oder Fenster
• Starke Wandbeschädigungen
• Zerstörte Bodenbeläge

✅ 4. Nicht durchgeführte Schönheitsreparaturen

Sofern die Renovierungspflicht wirksam vereinbart wurde.

Was darf nicht verrechnet werden?

Nicht zulässig sind:

• Normale Abnutzung (z. B. kleine Bohrlöcher)
• Unklare oder nicht belegbare Forderungen
• Pauschale Schätzbeträge ohne Nachweis
• Forderungen, die nicht aus dem Mietverhältnis stammen

Ablauf der Kautionsabrechnung mit Verrechnung

Schritt 1: Übergabeprotokoll prüfen

Das Übergabeprotokoll ist die wichtigste Grundlage für Schadensersatzforderungen.

Schritt 2: Forderungen konkret beziffern

Jede Forderung muss:

• schriftlich aufgelistet
• nachvollziehbar berechnet
• belegbar (z. B. durch Rechnungen oder Kostenvoranschläge)

sein.

Schritt 3: Abrechnung erstellen

Eine transparente Kautionsabrechnung enthält:

• Höhe der hinterlegten Kaution
• ggf. angefallene Zinsen
• Einzelne Forderungen mit Begründung
• Verrechnungsbetrag
• Restbetrag zur Auszahlung

Schritt 4: Auszahlung des Restbetrags

Nach Ablauf der Prüfungsfrist (in der Regel 3–6 Monate) muss der verbleibende Betrag ausgezahlt werden.

Prüfungs- und Abrechnungsfrist

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist, jedoch hat sich folgende Praxis etabliert:

• 3–6 Monate Prüfungsfrist nach Auszug
• Bei ausstehender Nebenkostenabrechnung: Einbehalt bis zur nächsten regulären Abrechnung

Wichtig: Der Vermieter darf nicht „auf Verdacht“ die gesamte Kaution dauerhaft einbehalten.

Muster: Kautionsabrechnung mit Verrechnung

Beispiel:

Wichtig: Jede Position muss belegbar sein.

Häufige Fehler von Vermietern

• ❌ Keine schriftliche Abrechnung
• ❌ Keine Belege
• ❌ Zu lange Zurückhaltung
• ❌ Unwirksame Schönheitsreparaturklauseln
• ❌ Pauschale Schadensbeträge

Solche Fehler führen oft dazu, dass Gerichte zugunsten des Mieters entscheiden.

Sonderfall: Teilverrechnung und Restforderung

Reicht die Kaution nicht aus, um alle Forderungen zu decken, kann der Vermieter den Restbetrag separat geltend machen.

Umgekehrt gilt: Ist die Forderung geringer als die Kaution, muss der Rest unverzüglich ausgezahlt werden.

Rechtssichere Dokumentation – das A und O

Zur Absicherung sollten Vermieter:

• Ein detailliertes Übergabeprotokoll erstellen
• Fotos dokumentieren
• Fristen schriftlich mitteilen
• Rechnungen aufbewahren
• Die Abrechnung per Einschreiben versenden

Fazit: Transparenz verhindert Streit

Die Kautionsabrechnung mit Verrechnung von Forderungen ist zulässig – aber nur unter klaren Voraussetzungen.

Wer strukturiert, transparent und fristgerecht abrechnet, reduziert das Risiko von Streitigkeiten erheblich.

Für Vermieter empfiehlt sich eine standardisierte Vorlage, um Fehler zu vermeiden und professionell aufzutreten.