Nebenkostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung ist der häufigste Streitpunkt im Mietverhältnis — und der mit den klarsten Regeln. Zwei Fristen von je zwölf Monaten entscheiden, ob eine Nachforderung noch möglich ist und ob Einwendungen noch zählen. Für das Abrechnungsjahr 2025 läuft die Vermieterfrist am 31. Dezember 2026 ab. Diese Seite ordnet, was gilt — mit Fristenrechner, den Folgen einer verpassten Frist, Heiz- und CO₂-Kosten sowie der Prüfreihenfolge für Mieter.

Die beiden Zwölfmonatsfristen

	Vermieter	Mieter
Was	Abrechnung mitteilen	Einwendungen erheben
Frist	12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums	12 Monate nach Zugang der Abrechnung
Norm	§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB	§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB
Versäumt	Nachforderung ausgeschlossen, Guthaben bleibt	Einwendungen ausgeschlossen
Ausnahme	wenn die Verspätung nicht zu vertreten ist

Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung dem Mieter also bis zum 31. Dezember 2026 zugegangen sein. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Absenden — der Nachweis liegt beim Vermieter.

Die Asymmetrie ist beabsichtigt: Versäumt der Vermieter die Frist, verliert er die Nachforderung, ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Und die Einwendungsfrist des Mieters läuft unabhängig davon, ob die Belegeinsicht schon stattgefunden hat.

Fristenrechner

Das Fristende ist immer derselbe Kalendertag, ein Jahr später. Der Rechner zeigt beide Stichtage und die verbleibenden Tage.

Frist verpasst — was dann noch geht

Für Vermieter

Geht die Abrechnung nach Ablauf der zwölf Monate zu, ist die Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Zwei Dinge bleiben:

• Ein Guthaben des Mieters muss trotzdem ausgezahlt werden.
• Die Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Das ist eng ausgelegt. Anerkannt ist etwa der Fall, dass ein Grundsteuerbescheid trotz rechtzeitiger Mitwirkung erst später ergeht. Der Vermieter muss das Hindernis darlegen und die Forderung nach seinem Wegfall im Regelfall innerhalb von etwa drei Monaten nachholen. Organisationsmängel und Fehler einer beauftragten Hausverwaltung muss sich der Vermieter dagegen zurechnen lassen.

Für Mieter

Eine verspätete Abrechnung mit Nachforderung muss nicht bezahlt werden, sofern der Vermieter die Verspätung vertreten muss. Weist die Abrechnung ein Guthaben aus, verlangt der Mieter es unabhängig von der Frist. Ansprüche auf Auszahlung verjähren erst nach drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zuging (§§ 195, 199 BGB).

Zugang beweisen

Entscheidend ist der Zugang, und den muss der Vermieter beweisen. Am belastbarsten ist die persönliche Übergabe oder der Einwurf durch einen Boten, der den Inhalt kennt und den Vorgang protokolliert. Ein einfacher Brief oder ein Einwurf-Einschreiben beweisen den Zugang nur eingeschränkt.

Faustregel für das Jahresende: Die Abrechnung 2025 sollte spätestens Mitte Dezember beim Mieter sein. Bei ausgezogenen Mietern zählt der Zugang an der Anschrift, die dem Vermieter bekannt ist.

Was in der Abrechnung stehen muss

Eine Abrechnung ist formell nur wirksam, wenn ein durchschnittlicher Mieter sie rechnerisch nachvollziehen kann. Vier Angaben gehören dazu:

• Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart für das Gebäude oder die Wirtschaftseinheit,
• Angabe und Erläuterung des Umlageschlüssels,
• Berechnung des Anteils der einzelnen Wohnung,
• Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Fehlt eine davon, ist die Abrechnung formell unwirksam — sie löst keine Zahlungspflicht aus, und zwar unabhängig davon, ob die Zahlen inhaltlich stimmen. Für Vermieter ist das der gefährlichste Fehler, denn eine Heilung nach Ablauf der Zwölfmonatsfrist kommt zu spät.

Davon zu unterscheiden sind inhaltliche Fehler, etwa eine nicht umlagefähige Position. Sie machen die Abrechnung nicht unwirksam, sondern führen nur zur Korrektur des Betrags.

Welche Kosten umlagefähig sind

Eine Position darf nur abgerechnet werden, wenn sie beide Bedingungen erfüllt:

1. Sie steht im Katalog der Betriebskostenverordnung — Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne, Wäschepflege und „sonstige Betriebskosten“.
2. Ihre Umlage ist im Mietvertrag vereinbart. Ohne Vereinbarung trägt der Vermieter sie nach § 535 Abs. 1 Satz 3 BGB selbst.

Die Auffangposition „sonstige Betriebskosten“ ist kein Freibrief: Sie deckt nur Kosten, die im Vertrag ausdrücklich benannt sind. Ein pauschaler Verweis genügt nicht.

Nicht umlagefähig sind vor allem:

• Instandhaltung und Instandsetzung — Reparaturen, Wartung im Sinne der Erneuerung, Dachsanierung,
• Verwaltungskosten — Hausverwaltung, Kontoführung, Porto, Steuerberatung,
• Rücklagen jeder Art,
• Kosten für Leerstand — sie trägt der Vermieter.

Schwierig sind Mischpositionen, etwa die Hauswartrechnung, die Gartenpflege und Reparaturen zugleich enthält. Der Reparaturanteil muss herausgerechnet werden; ist keine Trennung möglich, entfällt die Position insgesamt. Welche Prüfschritte Vermieter vor dem Versand durchgehen sollten, steht ausführlich unter Nebenkosten richtig abrechnen.

Heizkosten und CO₂-Kosten

Heizung und Warmwasser sind der größte Posten und die häufigste Fehlerquelle. Drei Regeln prüft jede Abrechnung:

• Verbrauchsabhängig abrechnen. Mindestens 50, höchstens 70 Prozent der Kosten müssen nach Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche (§ 7 HeizkostenV). Fehlt die verbrauchsabhängige Abrechnung, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV).
• Zwischenablesung bei Auszug. Zieht ein Mieter während der Heizperiode aus, werden die Verbrauchswerte zum Auszugstag ermittelt (§ 9b HeizkostenV). Eine Schätzung ist nur ausnahmsweise zulässig und muss erläutert werden.
• CO₂-Kosten ausweisen und aufteilen. Nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz trägt der Vermieter bei schlecht gedämmten Gebäuden einen Teil der CO₂-Abgabe, nach einem Stufenmodell bis zu 95 Prozent. Die Abrechnung muss den CO₂-Ausstoß, die Einordnung des Gebäudes und den Anteil des Mieters erkennen lassen. Fehlen diese Angaben ganz, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 8 CO2KostAufG). Sind sie vorhanden, aber falsch berechnet, bleibt nur der Anspruch auf Korrektur.

Auffällige Verbrauchsschätzungen gehören zu den Fehlern, die Gerichte regelmäßig beanstanden. Ein Beispiel ist das Urteil AG Berlin-Charlottenburg, 218 C 271/09.

Die Abrechnung prüfen — Reihenfolge für Mieter

1. Zugang datieren. Ab diesem Tag laufen die zwölf Monate für Einwendungen.
2. Formelle Vollständigkeit prüfen — sind Gesamtkosten, Umlageschlüssel, eigener Anteil und Vorauszahlungen genannt? Fehlt etwas, ist keine Zahlung fällig.
3. Abrechnungszeitraum prüfen — höchstens zwölf Monate, und deckt er die eigene Mietzeit ab? Bei Ein- oder Auszug im Jahr ist zeitanteilig abzurechnen.
4. Positionen gegen den BetrKV-Katalog halten und Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Rücklagenanteile markieren.
5. Umlageschlüssel prüfen — ohne Vereinbarung wird nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB); verbrauchsabhängig erfasste Kosten sind nach Verbrauch abzurechnen.
6. Heizkosten prüfen — verbrauchsabhängig abgerechnet, CO₂-Anteil ausgewiesen? Sonst gelten die Kürzungsrechte von 15 beziehungsweise 3 Prozent (siehe Heiz- und CO₂-Kosten).
7. Vorjahresvergleich — auffällige Sprünge einzelner Positionen erklären lassen.
8. Belegeinsicht verlangen, wenn etwas unklar bleibt.

Belegeinsicht

Der Mieter kann die Originalbelege einsehen, in der Regel in den Geschäftsräumen des Vermieters. Der Anspruch folgt aus der Rechenschaftspflicht des § 259 BGB. Kopien muss der Vermieter nicht unaufgefordert mitschicken; ist die Einsicht vor Ort unzumutbar — etwa bei großer Entfernung —, kommen Kopien gegen Erstattung der Kosten in Betracht.

Solange die Einsicht verweigert wird, darf der Mieter die Nachzahlung zurückhalten. Ein Musterschreiben dafür steht unter Musterbrief Betriebskostenabrechnung.

Nachzahlung, Guthaben, Vorauszahlung

Eine Nachforderung wird mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig, üblicherweise innerhalb von 30 Tagen. Wer Zweifel hat, zahlt unter Vorbehalt der Rückforderung und erhebt parallel die Einwendung — das vermeidet den Zahlungsverzug und erhält den Rückforderungsanspruch. Ein Guthaben ist auszuzahlen; eine Verrechnung mit künftiger Miete darf der Vermieter nicht einseitig anordnen.

Nach einer Abrechnung darf jede Seite die Vorauszahlung anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB), und zwar auf eine angemessene Höhe. Der Vermieter kann sie also erhöhen, der Mieter bei dauerhaftem Guthaben senken lassen. Gestiegene Betriebskosten darf der Vermieter zudem nach § 560 Abs. 1 BGB umlegen — auch während einer Staffelmiete oder eines Indexmietvertrags, bei denen sonstige Mieterhöhungen gesperrt sind.

Womit abgerechnet wird

Für Vermieter mit mehreren Einheiten ist die Abrechnung vor allem eine Datensammelaufgabe. Software nimmt das Zusammenstellen, Verteilen und Formatieren ab — die Entscheidung, welche Kosten umlagefähig sind, nimmt sie nicht ab. Welche Programme was leisten und was sie kosten, steht unter Software für die Nebenkostenabrechnung.

Abrechnung und Kaution

Endet das Mietverhältnis mitten im Abrechnungszeitraum, steht die letzte Abrechnung oft noch aus, wenn die Kaution zurückzuzahlen wäre. Der Vermieter darf dann einen angemessenen Teilbetrag einbehalten, bis die Abrechnung vorliegt — nicht die gesamte Kaution und nicht unbegrenzt. Die Einzelheiten stehen unter Rückzahlung der Mietkaution und Abzüge von der Mietkaution.

Quellen

1. § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskosten (Abrechnungs- und Einwendungsfrist, Abs. 3)gesetze-im-internet.de
2. § 556a BGB – Abrechnungsmaßstabgesetze-im-internet.de
3. § 560 BGB – Veränderungen von Betriebskosten und Vorauszahlungengesetze-im-internet.de
4. Betriebskostenverordnung (BetrKV) – Katalog der umlagefähigen Kostengesetze-im-internet.de
5. Heizkostenverordnung (HeizkostenV) – verbrauchsabhängige Abrechnung, Kürzungsrecht § 12gesetze-im-internet.de
6. § 259 BGB – Umfang der Rechenschaftspflicht (Belegeinsicht)gesetze-im-internet.de
7. § 535 BGB – Inhalt und Hauptpflichten des Mietvertragsgesetze-im-internet.de
8. Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) – Stufenmodell, Kürzungsrecht § 8gesetze-im-internet.de
9. §§ 195, 199 BGB – Regelmäßige Verjährungsfrist, Beginngesetze-im-internet.de