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Musterbrief: Betriebskostenabrechnung

Veröffentlicht am Aktualisiert am Von Ulf Mayer

Die Betriebskostenabrechnung ist der häufigste Streitpunkt im laufenden Mietverhältnis – und der mit den klarsten Regeln. Wer die Fristen und den Mindestinhalt kennt, erspart sich den Streit meist von selbst.

Wer abrechnen muss – und worüber

Abgerechnet wird nur, wenn im Mietvertrag Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart sind (§ 556 Abs. 2 BGB). Bei einer Betriebskostenpauschale entfällt die Abrechnung; bei einer Inklusivmiete ebenso.

Umlagefähig ist ausschließlich, was der Katalog des § 2 BetrKV aufführt – von der Grundsteuer über Wasser, Aufzug, Müll und Gartenpflege bis zu den „sonstigen Betriebskosten“, die im Mietvertrag ausdrücklich benannt sein müssen.

Nicht umlagefähig sind insbesondere:

  • Verwaltungskosten – Hausverwaltung, Kontoführung, Mietbuchhaltung
  • Instandhaltung und Instandsetzung – Reparaturen bleiben Sache des Vermieters
  • Leerstandsanteile – Kosten leerstehender Wohnungen trägt der Eigentümer

Der Mindestinhalt der Abrechnung

Eine formell wirksame Abrechnung enthält fünf Angaben:

  1. Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
  2. Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
  3. Berechnung des Anteils der Mietpartei
  4. Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
  5. Ausweis des Ergebnisses – Guthaben oder Nachzahlung

Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell unwirksam und löst keine Zahlungspflicht aus. Rechenfehler oder falsch angesetzte Positionen machen sie dagegen nur inhaltlich falsch – sie bleibt wirksam und wird korrigiert.

Der Verteilerschlüssel richtet sich nach der Vereinbarung im Mietvertrag; fehlt sie, wird nach Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 BGB). Kosten, die vom erfassten Verbrauch abhängen, sind verbrauchsabhängig zu verteilen. Für Heizung und Warmwasser gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung: mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche.

Die zwei Zwölf-Monats-Fristen

Frist Wer Beginn Folge des Versäumens
Abrechnungsfrist
§ 556 Abs. 3 S. 2, 3 BGB		 Vermieter Ende des Abrechnungszeitraums Nachforderung ausgeschlossen – ein Guthaben bleibt auszuzahlen
Einwendungsfrist
§ 556 Abs. 3 S. 5, 6 BGB		 Mieter Zugang der Abrechnung Einwendungen ausgeschlossen

Beide Fristen wirken hart. Der Vermieter verliert die Nachforderung nur dann nicht, wenn er die Verzögerung nicht zu vertreten hat – etwa bei einer verspäteten Abrechnung des Versorgers. Der Anspruch auf rückständige Vorauszahlungen bleibt davon unberührt.

Der Mieter muss seine Einwendungen innerhalb der Frist konkret benennen; ein pauschaler Widerspruch oder der Verweis auf eine spätere gerichtliche Klärung genügt nicht. Wer die Belege einsehen will, sollte das früh verlangen – das Einsichtsrecht besteht, verlängert die Frist aber nicht.

Musterbrief

Der folgende Brief richtet sich an den Vermieter, der abrechnet. Die Positionen folgen dem Katalog des § 2 BetrKV; nicht vereinbarte Positionen werden gestrichen.

……………………………………… (Vermieter)
………………………………………

……………………………………… (Mieter)
………………………………………

………………, den ………

Abrechnung der Betriebskosten

Sehr geehrte Frau ………,

über die mietvertragsgemäß von Ihnen geleisteten Abschlagszahlungen auf die Betriebskosten ist gemäß § 556 Abs. 3 BGB jährlich abzurechnen.

Die auf Ihre Wohnung entfallenden anteiligen Betriebskosten für den Zeitraum vom ……… bis ……… errechnen sich wie folgt:

Allgemeine Angaben zum Objekt
Gesamtwohnfläche des Objekts: ……… qm
Wohnfläche der Wohnung: ……… qm
Gesamtanzahl der Wohnungen: ……… Stück
Miteigentumsanteil Ihrer Wohnung: ……… /1.000

Betriebskosten, auf die Abschlagszahlungen geleistet wurden
je Position: Gesamtkosten im Jahreszeitraum – Umlageschlüssel – anteilige Kosten

1. Grundsteuer
2. Wasserversorgung
3. Entwässerung (Schmutzwasser / Niederschlagswasser)
4. Aufzug
5. Straßen- und Gehwegreinigung
6. Müllbeseitigung
7. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
8. Gartenpflege
9. Allgemeinbeleuchtung
10. Schornsteinreinigung
11. Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes
12. Hausmeister
13. Gemeinschaftsantenne / Breitbandanschluss
14. Einrichtungen der Wäschepflege
15. Sonstige Betriebskosten (soweit vertraglich ausdrücklich vereinbart)

Zwischensumme: EUR ………
Hiervon entfällt auf den Abrechnungszeitraum ein Anteil von ……… Monaten / 12 Monate: EUR ………
16. Heizungs- und Warmwasserkosten gemäß anliegender Heizkostenabrechnung: EUR ………

Summe der Betriebskosten Ihrer Mieträume: EUR ………
Hierauf haben Sie Abschlagszahlungen geleistet in Höhe von: EUR ………
Es errechnet sich ein Guthaben / eine Nachzahlung von: EUR ………

Das Guthaben wird Ihnen erstattet. / Die Nachzahlung bitte ich bei der nächsten Mietzahlung zusätzlich zu entrichten.

Die Abrechnungsbelege können nach Terminvereinbarung eingesehen werden.

Mit freundlichen Grüßen

………………………………
Ort, Datum, Unterschrift

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Betriebskosten und Kaution am Ende des Mietverhältnisses

Zieht der Mieter aus, steht die letzte Abrechnung meist noch aus. Der Vermieter darf deshalb einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten, bis über die laufende Abrechnungsperiode abgerechnet ist – nicht die gesamte Kaution und nicht unbegrenzt. Als Orientierung dient die Höhe der zu erwartenden Nachzahlung, üblicherweise das Drei- bis Vierfache der monatlichen Vorauszahlung.

Der Rest der Kaution ist zügig auszuzahlen. Wie die Abrechnung im Einzelnen aussieht, zeigt der Beitrag zur Kautionsabrechnung.

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Häufige Fragen zur Betriebskostenabrechnung

Bis wann muss der Vermieter die Betriebskosten abrechnen?

Innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Danach ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verzögerung nicht zu vertreten. Ein Guthaben muss er dem Mieter trotzdem auszahlen.

Was muss eine Betriebskostenabrechnung enthalten?

Die Gesamtkosten je Kostenart, den Verteilerschlüssel mit Erläuterung, die Berechnung des Anteils der Mietpartei, den Abzug der Vorauszahlungen und das Ergebnis. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell unwirksam und löst keine Zahlungspflicht aus.

Wie lange kann ich der Abrechnung widersprechen?

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Die Einwendungen müssen in dieser Zeit konkret benannt werden – ein pauschaler Widerspruch genügt nicht. Das Recht auf Belegeinsicht besteht, verlängert die Frist aber nicht.

Welche Kosten darf der Vermieter nicht umlegen?

Verwaltungskosten, Instandhaltung und Instandsetzung sowie Kosten für leerstehende Wohnungen. Umlagefähig ist nur, was in § 2 BetrKV aufgeführt ist – „sonstige Betriebskosten“ zusätzlich nur dann, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich benannt sind.

Nach welchem Schlüssel werden die Kosten verteilt?

Nach der Vereinbarung im Mietvertrag; fehlt sie, nach Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Verbrauchsabhängig erfasste Kosten sind nach Verbrauch zu verteilen. Für Heizung und Warmwasser schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch abgerechnet werden.

Darf der Vermieter die Kaution wegen offener Betriebskosten einbehalten?

Er darf einen angemessenen Teil zurückbehalten, bis über die noch laufende Abrechnungsperiode abgerechnet ist – üblicherweise in Höhe des Drei- bis Vierfachen der monatlichen Vorauszahlung. Die restliche Kaution ist zügig auszuzahlen.

Quellen

  1. § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskostengesetze-im-internet.de
  2. § 556a BGB – Abrechnungsmaßstab für Betriebskostengesetze-im-internet.de
  3. § 2 BetrKV – Aufstellung der Betriebskostengesetze-im-internet.de
  4. Heizkostenverordnung – Verteilung der Kosten (§ 7 HeizkostenV)gesetze-im-internet.de
  5. § 551 BGB – Begrenzung und Anlage von Mietsicherheitengesetze-im-internet.de

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