Wer zwei oder drei Wohnungen vermietet, verwaltet sie meist mit einer Tabelle und einem Ordner. Das funktioniert – bis zur ersten Betriebskostenabrechnung, bei der Belege aus zwölf Monaten sortiert, Kosten auf Einheiten verteilt und Zahlungen abgeglichen werden müssen.
immocloud ist eine deutsche Cloud-Software, die genau diesen Teil übernimmt. Dieser Beitrag ordnet ein, was sie leistet, was sie kostet und wo ihre Grenzen liegen.
Inhaltsverzeichnis
Was immocloud ist
immocloud ist eine Software für die Immobilienverwaltung, die im Browser läuft und auf das deutsche Mietrecht ausgelegt ist. Zielgruppe sind private Vermieter mit wenigen Einheiten ebenso wie professionelle Hausverwaltungen.
Der Funktionsumfang deckt die üblichen Verwaltungsaufgaben ab:
- Objekt- und Einheitenverwaltung mit Mietverhältnissen und Vertragsdaten
- automatische Zuordnung eingehender Zahlungen, Erkennung von Rückständen
- Betriebskostenabrechnung mit hinterlegten Verteilerschlüsseln
- digitale Ablage für Verträge, Rechnungen und Protokolle
- Nachrichtenversand an Mieter direkt aus der Software
- App für den mobilen Zugriff
Nach Angaben des Anbieters nutzen über 18.000 Vermieter die Software.
Die Betriebskostenabrechnung im Detail
Das ist die Funktion, wegen der die meisten privaten Vermieter überhaupt zu einer Software greifen – und der Punkt, an dem sich der Aufwand entscheidet.
Der Verteilerschlüssel wird je Kostenart einmal festgelegt, etwa nach Wohnfläche, Personenzahl oder Einheiten. Danach verteilt die Software die erfassten Kosten automatisch auf alle Einheiten. Eigene Umlageschlüssel lassen sich anlegen, was bei gemischt genutzten Objekten oder Sonderregelungen im Mietvertrag nötig wird.
Ergibt sich eine hohe Nachzahlung, lässt sich die monatliche Vorauszahlung direkt in der Abrechnung anpassen – ein Schritt, den § 560 Abs. 4 BGB dem Vermieter ausdrücklich erlaubt und der sonst leicht vergessen wird.
Der Versand erfolgt digital aus der Software heraus, wahlweise als Brief, per E-Mail oder SMS.
Gut zu wissen: Keine Software kann eine Betriebskostenabrechnung rechtssicher machen. Ob eine Abrechnung Bestand hat, hängt davon ab, welche Kosten überhaupt umlagefähig sind, ob der Verteilerschlüssel dem Mietvertrag entspricht und ob die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB eingehalten wurde. Die Software rechnet korrekt, was man ihr vorgibt – die Verantwortung für die Vorgaben bleibt beim Vermieter.
Was es kostet
Das Preismodell staffelt nach der Anzahl der verwalteten Einheiten. Der kleinste Tarif ist auf bis zu fünf Einheiten ausgelegt, nach oben ist die Zahl unbegrenzt.
Der Anbieter gewährt eine Testphase von 45 Tagen ohne Angabe von Zahlungsdaten. Das ist ungewöhnlich lang und reicht aus, um eine vollständige Betriebskostenabrechnung einmal durchzuspielen – der einzige Test, der bei dieser Software-Kategorie wirklich aussagekräftig ist.
Datenschutz und Serverstandort
Die Daten liegen nach Anbieterangaben in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, verschlüsselt nach AES-256-GCM. Der Anbieter ist Mitglied der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit.
Für Vermieter ist das kein Nebenaspekt: In einer Verwaltungssoftware liegen Mietverträge, Kontodaten und Angaben zur Bonität – durchgängig personenbezogene Daten, für deren Verarbeitung der Vermieter verantwortlich bleibt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört unabhängig vom Anbieter zur Pflicht.
Für wen sich das lohnt – und für wen nicht
Sinnvoll bei
- mehreren Einheiten, bei denen die jährliche Abrechnung spürbar Zeit kostet
- gemischten Objekten mit unterschiedlichen Verteilerschlüsseln
- dem Wunsch, Belege und Verträge an einer Stelle zu haben statt in Ordnern
- mehreren Beteiligten, etwa bei Erbengemeinschaften oder Eigentümergemeinschaften
Wahrscheinlich überdimensioniert bei
- einer einzelnen vermieteten Wohnung. Eine Abrechnung im Jahr rechtfertigt selten eine laufende Softwaregebühr – eine Tabellenvorlage genügt.
- Objekten, bei denen eine Hausverwaltung ohnehin beauftragt ist
- reiner Pauschalmiete ohne Betriebskostenabrechnung, etwa bei möblierter Kurzzeitvermietung
Die ehrliche Rechnung: Eine Verwaltungssoftware lohnt sich, wenn die eingesparte Zeit mehr wert ist als die Jahresgebühr. Bei einer Wohnung ist das selten der Fall, ab drei bis fünf Einheiten meistens.
Einordnung
immocloud ist eine solide Lösung für den Bereich, in dem die meisten privaten Vermieter tatsächlich Aufwand haben: die jährliche Betriebskostenabrechnung und die laufende Zahlungsüberwachung. Die lange Testphase macht eine Prüfung ohne Risiko möglich, und der deutsche Serverstandort nimmt die Datenschutzfrage aus der Diskussion.
Wer vergleichen möchte, findet einen Überblick über weitere Anbieter im Beitrag Software für die Nebenkostenabrechnung.
Was die Software nicht abnimmt, sind die Themen rund um die Mietsicherheit: Die Kaution muss nach § 551 Abs. 3 BGB getrennt vom Vermietervermögen angelegt und verzinst werden. Wie viel dabei zusammenkommt, zeigt der Zinsrechner. Und für die Übergabe bleibt das Übergabeprotokoll das entscheidende Dokument.
Quellen
- immocloud – Anbieterseiteimmocloud.de
- § 556 BGB – Vereinbarungen über Betriebskostengesetze-im-internet.de
